Betriebsausgaben richtig von der Steuer absetzen

Betriebsausgaben sind für Unternehmer die wichtigste Möglichkeit, um Steuern zu sparen. Hierunter fallen Zahlungen und Abschreibungen, die betrieblich veranlasst sind. Bei Wirtschaftsgütern, die zum Betriebsvermögen gehören, sind alle Aufwendungen und Abschreibungen Betriebsausgaben. Wer ein Wirtschaftsgut auch privat nutzt, muss den Privatanteil wieder als Betriebseinnahmen zurechnen, so dass aus der Privatnutzung kein Steuervorteil entsteht. Umgekehrt ist es möglich, ein privates Wirtschaftsgut betrieblich zu nutzen und den Anteil als Betriebsausgaben abzuziehen. Zum Beispiel wenn ein Freiberufler mit seinem privaten Pkw zu Kunden fährt.

Es gibt drei Arten von Betriebsausgaben, unterschieden danach, wie sie sich auf den steuerlichen Gewinn auswirken:

Sofort abziehbare Betriebsausgaben

Sofort abziehbar sind regelmäßige Ausgaben, bei denen kein bewertbares Wirtschaftsgut entsteht. Zum Beispiel:

  • Beiträge zu Berufsgenossenschaften,
  • Gebühren
  • Gehälter,
  • geringwertige Wirtschaftsgüter (vorausgesetzt, Sie halten zusätzliche Buchführungspflichten ein),
  • Löhne,
  • Mieten,
  • Reparaturen,
  • Steuern (betriebliche)
  • Versicherungsbeiträge
  • Zinsen.

Nicht sofort abziehbare Betriebsausgaben

Hierzu gehören Aufwendungen für ein Wirtschaftsgut, das Sie länger als ein Jahr nutzen. Dabei wird zusätzlich unterschieden, ob das Wirtschaftsgut abgenutzt oder verbraucht werden kann oder ob das Wirtschaftsgut nicht abnutzbar ist.

Abnutzbare oder verbrauchbare Wirtschaftsgüter

Lieferwagen, Druckmaschinen und Fabrikgebäude nutzen sich ab. Sie werden über mehrere Jahre hinweg abgeschrieben (AfA). Das bedeutet, dass Sie jedes Jahr nur einen Teil des Kaufpreises als Betriebsausgaben abziehen dürfen, nicht die volle Summe auf einmal. Wie lang die durchschnittliche Nutzungsdauer erfahrungsgemäß ist, steht in der amtlichen AfA-Tabelle.

Beispiele: Pkw werden über 6 Jahre abgeschrieben, Lkw über 9 Jahre und Druckmaschinen über 13 Jahre. Das heißt, sie ziehen jedes Jahr ein Sechstel, Neuntel oder Dreizehntel der Anschaffungs- oder Herstellungskosten als Betriebsausgaben ab.

Die Jahresangaben in der amtlichen AfA-Tabelle sind nicht zwingend, sondern eher eine Richtschnur. Sie können Ihrem Finanzamt gegenüber auch eine kürzere Laufzeit glaubhaft machen. Die Druckmaschine könnte zum Beispiel nach 10 Jahren reparaturunfähig auseinanderfallen, weil Sie sie pausenlos auf Höchstleistung betrieben haben. Oder eine Maschine wird gesetzlich verboten oder ist technologisch so überholt, dass Sie sie vor Ende der geplanten Nutzungszeit nur noch verschrotten können.

Restbuchwert beim Verkauf berücksichtigen: Die Anschaffungskosten/Herstellungskosten eines Wirtschaftsguts abzüglich aller bisherigen Abschreibungen heißen "Restbuchwert". Wenn Sie das Wirtschaftsgut vor Ende seiner Nutzungsdauer verkaufen, stellt der Restbuchwert eine sofort abzugsfähige Betriebsausgabe dar. Beispiel: Sie haben die Druckmaschine Januar 2016 für 13.000 Euro angeschafft. Die jährliche Abschreibung beträgt ein Dreizehntel, also 1.000 Euro. Nach genau 4 Jahren haben Sie 4.000 Euro abgeschrieben, der Restbuchwert ist 9.000 Euro. Sie verkaufen die Maschine Januar 2020 für 12.000 Euro. Ihre Rechnung: 12.000 Euro Veräußerungspreis - 9.000 Euro Restbuchwert (=Betriebsausgaben) = 3.000 Euro Veräußerungsgewinn.

Nicht abnutzbare und nicht verbrauchbare Wirtschaftsgüter

Hierbei handelt es sich zum Beispiel um Beteiligungen, Grundstücke, Wertpapiere oder Internet-Domains. Da sie sich nicht abnutzen, ist weder eine Abschreibung möglich noch ein Betriebsausgabenabzug während der Nutzungszeit. Im Gegensatz zu den abnutzbaren Wirtschaftsgütern entspricht ihr "Restbuchwert" sozusagen immer den ursprünglichen Anschaffungskosten. Erst bei einer Veräußerung wird der Buchwert ausgebucht und stellt eine Betriebsausgabe dar.

Beispiel: Ihr Unternehmen kauft ein Bürogebäude samt Grundstück. Auf das Grundstück entfällt ein Kaufpreis von 80.000 Euro. Nach einer beliebigen Anzahl von Jahren veräußern Sie die gesamte Immobilie und vereinbaren für das Grundstück einen Preis von 120.000 Euro. Die Rechnung ist einfach: 120.000 Euro Veräußerungspreis - 80.000 Euro Anschaffungskosten (=Buchwert =Betriebsausgaben) = 40.000 Euro Veräußerungsgewinn.

Nicht oder beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben

Bewirtungskosten sind begrenzt abziehbare Betriebsausgaben. Wenn Sie Ihre Geschäftsfreunde in Ihrer privaten Wohnung bewirten, sind Ihre Kosten gar nicht absetzbar.

Fahrten zur Arbeit werden nach den gleichen steuerlichen Regeln abgegolten wie die Pendlerpauschale (Entfernungspauschale) bei Arbeitnehmern. Daher zählt für Selbstständige nur die einfache Strecke für die Kilometerpauschale, nicht Hin- und Rückfahrt. Diese Einschränkung betrifft nur Fahrten von der Wohnung zur so genannten ersten Tätigkeitsstätte, welche bei den meisten Selbstständigen ihr Büro ist.

Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungen sind nicht abziehbar.

Geschenke an Geschäftsfreunde sind bis zu bestimmten Grenzen abziehbar.

Übernachtungskosten sind genau genommen zwar nicht begrenzt, aber Selbstständige dürfen nur ihre tatsächlichen Übernachtungskosten anhand von Belegen als Betriebsausgaben geltend machen. Eine Übernachtungspauschale wie bei Arbeitnehmern ist nicht möglich.

Verpflegungsmehraufwand ist auf die tägliche Verpflegungspauschale begrenzt. Diese ist außerdem anteilig zu kürzen, wenn zum Beispiel Mahlzeiten im Hotelpreis inbegriffen sind oder der Veranstalter einer Fortbildung seine Teilnehmer mit Essen und Getränken versorgt hat.

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