Fahrten zur Arbeit: Die erste Tätigkeitsstätte

Seit 1. Januar 2014 gilt im Reisekostenrecht die neue Definition "erste Tätigkeitsstätte", welche den bisherigen Begriff "regelmäßige Arbeitsstätte" ersetzt. Von dieser Einstufung des Arbeitsplatzes hängt es ab, wie viel Steuern Sie mit Ihrem täglichen Arbeitsweg sparen.

Bei der Definition gilt der Grundsatz: Ein Arbeitnehmer hat je Arbeitsverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte. Nach den neuen Vorschriften muss dies eine ortsfeste betriebliche Einrichtung sein. Also keine beweglichen Fahrzeuge, Schiffe oder Flugzeuge. Der Arbeitsplatz bei einem Dritten kann als erste Tätigkeitsstätte in Betracht kommen, also zum Beispiel bei einem Kunden.

Die steuerlichen Folgen im Kurzüberblick:

Ist Ihr Einsatzort die erste Tätigkeitsstätte?	Der Weg zum Einsatzort zählt als	Steuerliche Folgen
Ja, erste Tätigkeitsstätte	Fahrt zur Arbeit	keine Reisekostenabrechnung möglich, Fahrten lassen sich nur als Pendlerpauschale geltend machen (Fachbegriff: Entfernungspauschale). Arbeitnehmer setzten 0,30 Euro je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte in der persönlichen Einkommensteuererklärung an, keine Verpflegungspauschalen möglich, Ausnahme: doppelte Haushaltsführung.
Nein, keine erste Tätigkeitsstätte	Auswärtstätigkeit	Reisekostenabrechnung möglich, Sie können Fahrten mit dem privaten Pkw mit 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt bekommen oder in Ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung geltend machen, Ab 2021: Vom 1. bis zum 20. Kilometer bleibt die Pendlerpauschale auch ab 2021 unverändert bei 0,30 Euro pro Entfernungskilometer zwischen Wohnort und Arbeitsstätte. Allerdings erhöht der Gesetzgeber sie dann ab dem 21. Kilometer auf 0,35 Euro für die Jahre 2021 bis 2023 sowie sogar auf 0,38 Euro für die Jahre 2024 bis 2026. Verpflegungspauschale kommt in Betracht, aber nur für die ersten 3 Tätigkeitsmonate und abhängig von der täglichen Abwesenheitszeit von zu Hause. Der Arbeitnehmer darf sich die Pauschale vom Arbeitgeber steuerfrei auszahlen lassen oder sie als Werbungskosten in seiner persönlichen Einkommensteuererklärung geltend machen.

Fazit: Arbeitnehmer haben ein Interesse daran, nicht unter diese Definition der ersten Tätigkeitsstätte (früher: regelmäßige Arbeitsstätte) zu fallen.

Wann ist ein Arbeitsplatz die erste Tätigkeitsstätte?

Der Arbeitgeber kann seit 1. Januar 2014 selbst bestimmen, welcher Ort die erste Tätigkeitsstätte ist. Einzige Voraussetzung: Sein Mitarbeiter muss in einer ortsfesten Einrichtungen dauerhaft tätig werden (§ 9 Absatz 4 Satz 1 Einkommensteuergesetz, EStG). Das bedeutet konkret: Er wird unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten an einem solchen Arbeitsplatz eingesetzt.

Damit haben Arbeitgeber ab sofort einen großen Gestaltungsspielraum beim Bestimmen der ersten Tätigkeitsstätte. Sie können sie beispielsweise im Arbeitsvertrag festlegen. Das Finanzamt muss dies akzeptieren.

Steuer-Tipp: Wenn für Sie als Arbeitnehmer mehrere Einsatzorte zur Wahl stehen, bitten Sie Ihren Arbeitgeber, einen der weniger häufig besuchten Orte als erste Tätigkeitsstätte zu benennen. Damit holen Sie die höchstmögliche Steuerersparnis für Ihren tatsächlichen Hauptarbeitsplatz heraus.

Wenn der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte nicht festlegt

Sind keine arbeitsrechtlichen Festlegungen vorhanden oder sind diese nicht eindeutig, dann ist die erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der der Arbeitnehmer...

• typischerweise arbeitstäglich tätig ist oder
• je Arbeitswoche 2 volle Arbeitstage oder
• mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dort verbringt.

Falls diese drei Markmale auf mehrere Arbeitsstätten zutreffen, dann wird der am nächsten zur Wohnung liegende Arbeitsplatz zur ersten Tätigkeitsstätte.

Tätigkeitsstätten bei Kunden

Eine erste Tätigkeitsstätte kann auch bei verbundenen Unternehmen oder bei vom Arbeitgeber bestimmten Dritten vorliegen (zum Beispiel Kunden). Mit dieser neuen Regelung hebelt der Gesetzgeber eine steuerzahlerfreundliche Entscheidung des Bundesfinanzhofs aus, wonach bei einem längerfristigen Einsatz bei einem Kunden keine regelmäßige Arbeitsstätte entsteht, unabhängig von der Dauer des Einsatzes (BFH-Urteil vom 13. Juni 2012, Aktenzeichen: VI R 47/11). Damit war nach altem Recht ein Kostenabzug nach Reisekostengrundsätzen selbst dann möglich, wenn der Arbeitnehmer 20 Jahre an einem Tätigkeitsort eingesetzt wurde, zum Beispiel als Monteur einer Fremdfirma in einem Kraftwerk.

Bildungseinrichtungen

Als erste Tätigkeitsstätte gilt im neuen Recht auch eine Bildungseinrichtung, die außerhalb eines Arbeitsverhältnisses zum Zweck eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme besucht wird.

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