Wie Sie Verpflegungsmehraufwand steuerlich geltend machen

Hinter dem offiziellen Wortungetüm "Verpflegungsmehraufwendungen", auch "Verpflegungsmehraufwand" oder "Verpflegungspauschale" genannt, verbirgt sich eine großartige Möglichkeit, um als Arbeitnehmer mehr Geld vom Chef oder vom Finanzamt zu erhalten. Auch Selbstständige sparen hiermit Steuern. Schon bei wenigen Reisen pro Jahr kommen mehrere 100 Euro Ersparnis zusammen. Das Beste: Mit "Reise" sind nicht bloß Flüge ins ferne Ausland gemeint, sondern schon Fahrten in einen anderen Stadtteil. Selbst die Fahrt zur Berufsschule kann steuerbegünstigt sein.

Hinter der Verpflegungspauschale steht der Gedanke, dass ein Steuerzahler fernab von zu Hause nicht mehr günstig kochen oder sich ein Brot schmieren kann. Im Gegenteil: Für Essen und Trinken entstehen unweigerlich höhere Kosten im Restaurant, Café oder bei der Bahnhofsbäckerei. Da die Reise und somit diese Mehrkosten beruflich bedingt sind, lassen sie sich steuerlich geltend machen oder vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzen.

Um wie viel Geld geht es?

Die Höhe der Verpflegungspauschale hängt davon ab, wie lange Sie von zu Hause oder Ihrer so genannten ersten Tätigkeitsstätte (vor 2014: "regelmäßige Arbeitsstätte") abwesend sind und in welchem Land Sie sich aufhalten. Sie finden die Sätze für andere Länder in unserer Tabelle für Reisekosten im Ausland. Für Deutschland gilt diese Tabelle:

Tabelle: Verpflegungsmehraufwand 2016 bei Reisekosten im Inland
Abwesenheit von zu HauseVerpflegungspauschale pro Tag
aktueller Verpflegungsmehraufwand 2014 (seit 1. Januar 2014):
über 8 Stunden12 Euro
beliebige Abwesenheitsdauer unter 24 Stunden am An- und Abreisetag einer mehrtägigen Dienstreise12 Euro
über 24 Stunden bei einer mehrtägigen Dienstreise24 Euro
(alter Verpflegungsmehraufwand 2013 (bis 31. Dezember 2013):)
(8 bis weniger als 14 Stunden)(6 Euro)
(14 bis weniger als 24 Stunden)(12 Euro)
(24 Stunden, also bei mehrtägiger Geschäftsreise)(24 Euro)

Beispiel: Sie fahren 2014 zu 4 verschiedenen Messen in Deutschland, um dort Ihr Unternehmen zu vertreten. Sie brechen am ersten Tag um 14 Uhr von Ihrer ersten Tätigkeitsstätte auf und sind am dritten Tag um 19 Uhr wieder zurück. So berechnen Sie Ihren Verpflegungsmehraufwand:

ZeitraumAbwesenheitVerpflegungspauschale 2014
am 1. Tagegal, weil Anreisetag einer mehrtägigen Dienstreise12 Euro
am 2. Tag24 Stunden24 Euro
am 3. Tagegal, weil Abreisetag einer mehrtägigen Dienstreise12 Euro
Gesamt pro Messe3 Tage48 Euro
Gesamt im Jahr4 Messen x 48 Euro192 Euro

Ergebnis: Ihr pauschal angenommener Verpflegungsmehraufwand für die vier Messen betragen 192 Euro. Sie können sich den Betrag vom Arbeitgeber steuerfrei auszahlen lassen. Falls dies nicht möglich ist, machen Sie ihn als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung geltend.

Profi-Tipp: Verpflegungspauschale automatisieren

Tragen Sie für die Reisekostenabrechnung noch alle beruflichen Termine aus Ihrem Kalender zusammen? Berechnen Sie für jeden Tag von Hand, welche Verpflegungspauschale Ihnen zusteht? Schlagen Sie alle passenden Auslandspauschalen in unserer Ländertabelle nach? Oder verzichten Sie wegen dieses Aufwands von vornherein auf die satte Steuerersparnis? Wenn Sie nur eine dieser Fragen mit "ja" beantwortet haben, verbrennen Sie Zeit und Geld.

Sinnvoller ist für Sie eine Lösung, die direkt mit Ihrem Terminkalender und möglichst auch mit einem Fahrtenbuch "spricht". Das Ergebnis: Die Software misst automatisch, wie lange Sie außer Haus waren und welcher Verpflegungssatz für welches Land Ihnen zusteht. Gleichzeitig berücksichtigt sie die Fahrtkosten und Übernachtungskosten. Die Ergebnisse werden auf Knopfdruck gedruckt oder in die Reisekostenabrechnung oder in die Einkommensteuererklärung übertragen.

Foto Lexware ReisekostenSteuer-Anzeige: Für Arbeitnehmer und Freiberufler eignet sich besonders die Basisversion von Lexware Reisekosten. Sie beinhaltet zugleich ein Fahrtenbuch und lässt sich mit gängiger Terminverwaltung verbinden. Ab nur 5,90 Euro im Monat kaufen Sie sich von der lästigen Handarbeit frei und haben mehr Zeit für produktivere Tätigkeiten, Freizeit und Familie. Probieren Sie es einfach hier aus: 4 Wochen kostenlos testen.

So nutzen Sie die Verpflegungspauschale

Als Arbeitnehmer dürfen Sie sich Ihre Verpflegungsmehraufwendungen steuer- und sozialabgabenfrei vom Chef erstatten lassen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie tatsächlich höhere Ausgaben hatten als zu Hause. Selbst wenn Sie kostenlos gegessen haben, ist die Erstattung steuerfrei.

Im oben berechneten Beispielfall dürfen Sie sich 192 Euro steuerfrei und ohne Sozialversicherung auszahlen lassen.

Steuer-Tipp: Der Arbeitgeber darf Ihnen sogar mehr Geld zahlen als die Pauschale. Dann muss er für den Mehrbetrag Lohnsteuer ans Finanzamt abführen. Er darf sich diese Lohnsteuer nicht von Ihnen zurückholen, außer es war vorab so vereinbart. Die "höhere Verpflegungspauschale" eignet sich also als steuergünstiges Gehalts-Extra, um Mitarbeiter zu motivieren oder sich bei ihnen zu bedanken.

Wenn Ihr Chef Ihnen jedoch keine oder eine niedrigere Verpflegungspauschale zahlt, dann setzen Sie den Restbetrag in Ihrer Steuererklärung an. So holen Sie sich das Geld zumindest zum Teil vom Finanzamt zurück.

Auf obiges Beispiel bezogen bedeutet das: Wenn Ihr Unternehmen keinen Cent erstattet, geben Sie 192 Euro in Ihrer Steuererklärung an. Bei einem persönlichen Steuersatz von zum Beispiel 35 Prozent (einschließlich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) ergibt dies, grob vereinfacht: 35 Prozent x 192 Euro = 67,20 Euro zusätzliche Steuerersparnis.

Als Selbstständiger geben Sie Ihren Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgaben in Ihrer Steuererklärung an. Das funktioniert genauso, wie im vorangegangenen Beispiel beschrieben.

Hinweis: GmbH-Geschäftsführer gelten steuerlich als Arbeitnehmer, nicht als Unternehmer.

Steuer-Tipp: Für eine höchstmögliche Ersparnis müssen Sie die Pauschale für Werbungskosten überschreiten, die Ihnen pro Jahr zusteht.

Fragen und Antworten zum Verpflegungsmehraufwand und zur Verpflegungspauschale

Wir sammeln laufend die häufig gestellten Fragen zu Verpflegungsmehraufwendungen und beantworten sie hier:

Warum gibt es die Verpflegungspauschale?

Auf Geschäftsreisen sind Essen und Getränke teurer als in der Küche zu Hause. Ein Arbeitnehmer oder Selbstständiger auf Reisen hat also höhere Ausgaben als einer, der zu Hause bleibt. Und zwar nicht wegen seiner privaten Abenteuerlust, sondern aus einem glasklaren beruflichen Grund heraus. Nach den Grundsätzen unseres Steuersystems wäre es ungerecht, die reisenden und die daheimbleibenden Steuerzahler gleich zu besteuern. Denn dann hätten diejenigen, die beruflich reisen müssen, trotz gleicher Arbeit weniger Geld in der Tasche. Der Gesetzgeber hat deshalb die Idee des Verpflegungsmehraufwands mit seinen steuerfreien und steuerlich absetzbaren Verpflegungspauschalen eingeführt.

Wie hoch sind der Verpflegungsmehraufwand 2016 und die Verpflegungspauschale 2016?

Beide Begriffe meinen im Grunde das Gleiche: einen steuerlichen Ausgleich für Essen und Trinken auf Dienstreisen, weil diese unterwegs teurer sind als zu Hause. Die Verpflegungspauschale 2016 Deutschland beträgt 12 Euro für jeden Tag, den Sie mehr als 8 Stunden berufsbedingt außer Haus verbracht haben (siehe Tabelle oben). Die Verpflegungsmehraufwendungen verdoppelte sich auf 24 Euro für Tage mit vollen 24 Stunden Abwesenheit.

Die Pauschbeträge für andere Staaten stehen in unserer aktuellen Tabelle Verpflegungsmehraufwand 2016 Ausland.

Wie hoch war der Verpflegungsmehraufwand 2015?

Die Verpflegungspauschale 2015 Deutschland betrug 12 Euro pro Tag, den Sie mehr als 8 Stunden berufsbedingt außer Haus verbracht haben (siehe Tabelle oben). Diese Pauschale verdoppelte sich auf 24 Euro bei vollen 24 Stunden Abwesenheit. Es galten also die selben Spesensätze wie für 2016.

Die Spesensätze für andere Staaten stehen in unserer Tabelle Verpflegungsmehraufwand 2015 Ausland.

Wie hoch war der Verpflegungsmehraufwand 2014?

Zum 1. Januar 2014 wurde das Reisekostenrecht erneuert. Seitdem gibt es pro Tag eine Verpflegungspauschale von 12 Euro, wenn Sie eine mehrtägige Reise beginnen, beenden oder aus beruflichem Grund mehr als 8 Stunden außer Haus verbringen (siehe Tabelle und Beispielrechnung oben). Die Verpflegungspauschale 2014 Deutschland verdoppelte sich auf 24 Euro pro Tag, den Sie vollständig abwesend von zu Hause waren.

Die Pauschalen für andere Staaten stehen in unserer Tabelle Verpflegungsmehraufwand 2014 Ausland.

Wie hoch waren der Verpflegungsmehraufwand 2013?

2013 und in den Jahren davor galt das alte Reisekostenrecht mit drei verschiedenen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand. Deren Höhe hing von Ihrer Abwesenheitsdauer von zu Hause ab: 6 Euro ab 8 Stunden Abwesenheit, 12 Euro ab 14 Stunden Abwesenheit und 24 Euro ab 24 Stunden Abwesenheit, also bei vollen Tagen auf einer mehrtägigen Dienstreise (siehe dazu auch obige Tabelle).

Die damaligen Werte fürs Ausland stehen in der Tabelle Verpflegungsmehraufwand 2013 Ausland.

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