Tankbelege verloren? Schätzen Sie Ihre Spritkosten

vom 27. Mai 2013 (aktualisiert am 06. Juni 2013)
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Von: Lutz Schumann

Arbeitnehmer und in Ausnahmefällen Unternehmer dürfen ihre absetzbaren Benzinkosten schätzen, wenn sie Tankbelege verloren haben. Diese Möglichkeit ist wichtig für alle, die die tatsächlichen Kosten ihres Fahrzeugs geltend machen wollen, statt sich mit der Kilometerpauschale von 30 Cent zu begnügen. Hier lesen Sie, wie das Schätzverfahren funktioniert, wie viel Steuern Sie beispielhaft sparen und von welchen Schummeleien Sie die Finger lassen sollten.

Normalerweise machen Sie Ihre tatsächlichen Kosten so geltend: Sie rechnen sämtliche Ausgaben zusammen, die Ihnen in einem Jahr für Ihren Pkw entstanden sind. Also Kraftstoff, Kfz-Steuer, Versicherung, Reparaturen, Reinigung etc., allesamt nachgewiesen durch Quittungen und Rechnungen der Verkäufer. Außerdem haben Sie nach jeder Fahrt aufgeschrieben, wie viele Kilometer Sie privat zurückgelegt haben und wie viele Kilometer beruflich. Am Ende des Jahres wissen Sie also, welchen Anteil die beruflichen an den gesamt gefahrenen Kilometern haben. Sind Sie zum Beispiel 35 Prozent beruflich gefahren, dürfen Sie 35 Prozent der Gesamtkosten steuerlich geltend machen.

Schwierig wird dieses Verfahren dann, wenn Ihnen einige der oben genannten Belege fehlen. Versicherung und Werkstatt sind in der Regel kein Problem, weil Sie um eine Rechnungskopie bitten können. Bei Tankstellen jedoch ist das meist nicht möglich. Falls Sie per Kredit- oder EC-Karte bezahlt haben, können Sie dem Finanzamt eine Kopie Ihrer Kontoauszüge einreichen. Wenn Sie aber beim Tanken bar bezahlt haben und keine Belege mehr vorweisen können, ist Ihr Steuerabzug in Gefahr. Hier hilft Ihnen das Schätzverfahren.

Welche Angaben Sie für eine Schätzung brauchen

Um Ihre jährlichen Ausgaben für Kraftstoff zu schätzen, brauchen Sie:

  • den durchschnittlichen Kraftstoffpreis (siehe folgende Tabelle),
  • den Durchschnittsverbrauch des Pkw laut Hersteller, steht meist in der Betriebsanleitung,
  • die gefahrenen Kilometer, am einfachsten aus Ihrem Fahrtenbuch ablesbar. Ohne Fahrtenbuch wird es schwieriger. Hilfreich sind Kilometerstände auf Werkstattrechnungen.
Der Steuer-Schutzbrief hat für die vergangenen Jahren folgende Durchschnittspreise je Liter Kraftstoff errechnet, fußend auf den monatlichen Durchschnittspreisen des Mineralölwirtschaftsverbands (MWV):

KraftstoffsorteJahr
201220112006
Super (Oktan 95, E5)164,5 Cent155,4 Cent128,8 Cent
Diesel148,9 Cent141,9 Cent111,7 Cent
Normalbenzin--126,6 Cent
Super Plus--135,1 Cent
Quelle: eigene Berechnungen, MWV

Steuer-Tipp: Falls Ihnen nur die Quittungen für einen Monat fehlen, brauchen Sie auch nur diesen Monat anhand der MWV-Zahlen zu schätzen. Dadurch ersparen Sie sich und Ihrem Finanzamt Rechnerei und erhöhen die Chance, dass der Sachbearbeiter Ihrer Schätzung zustimmt.

Beispiel: Wie Sie mit Ihrer Schätzung rechnen

Wenn Sie alle nötigen Angaben zusammengesammelt haben, rechnen Sie Ihre ungefähren Verbrauchskosten aus.

Beispiel: Max Clever und sein Sohn sitzen zum Arbeiten am Küchentisch. Kurz nicht aufgepasst, da frisst ihr Bernhardiner nicht nur Sohnemanns Hausaufgaben, sondern auch noch wichtige Belege für die Steuererklärung. Clever denkt sich, dass das Finanzamt diese Erklärung für den Verlust einiger Tankquittungen schlucken wird, und bereitet notgedrungen die Schätzung vor.

Clever fährt einen BMW X3 2.0i. Der Verbrauch beträgt laut Hersteller innerorts 9,9 Liter pro 100 Kilometer, außerorts 6,7 Liter und kombiniert 7,9 Liter. Für das Beispiel gehen wir davon aus, dass Clever den Pkw in der fraglichen Zeit (2012) für kombinierte Fahrten, also Autobahn und Stadtverkehr, nutzte und 3.800 Kilometer zurücklegte. Die Rechnung:

Beispielrechnung: 3.800 km * 7,9 Liter / 100 km * 164,5 Cent / Liter = 493,83 Euro

Max Clevers Kraftstoffverbrauch fließt also mit 493,83 Euro in die Gesamtkosten seines Autos ein.

Wer seine Benzinkosten schätzen darf

Der Bundesfinanzhof (BFH) erlaubte das Schätzen schon vor Jahren einem Arbeitnehmer, der Werbungskosten für Geschäftsreisen mit seinem Privatfahrzeug geltend machen wollte (Aktenzeichen: VI R 113/88). Wenn Unternehmer Tankbelege für den Firmenwagen verloren haben, liegt es im Ermessen des Finanzbeamten, ob er die Schätzung anerkennt; die Schätzung und die Begründung für den Verlust müssen schlüssig sein.

Steuer-Tipp: Zahlen Sie an Tankstellen nicht bar, sondern immer mit einer EC- oder Kreditkarte. So lässt sich der Betrag der Tankrechnung zumindest anhand der Kontoauszüge nachvollziehen. Eine Schätzung ist damit nicht mehr nötig und Sie vermeiden Probleme mit dem Finanzbeamten oder Betriebsprüfer.

Vorsteuerabzug ist ausgeschlossen

Die Schätzung gilt nur für Einkommensteuerzwecke. Das bedeutet: Sie mindert zwar die Einkommensteuer entweder als Werbungskosten oder als Betriebsausgaben, sie berechtigt jedoch nicht zum Vorsteuerabzug. Hierfür benötigen Sie stets einen ordnungsgemäßen Beleg.

Absichtlicher Verlust wäre Steuerhinterziehung

Vermeintlich clevere Steuerzahler könnten auf die Idee kommen, ihre Belege absichtlich verschwinden zu lassen, wenn ihre tatsächlichen Kosten deutlich unter den geschätzten Durchschnittskosten liegen.

Durch das Verschwindenlassen der Belege würden Sie mehr Steuern sparen und den Aufwand bei der Steuererklärung kleiner halten. Das Risiko aufzufliegen wäre vernachlässigbar gering, weil das Finanzamt kaum Möglichkeiten hat, dies nachzuprüfen.

Doch Vorsicht: Ein solches Vorgehen wäre Steuerhinterziehung mit allen strafrechtlichen Folgen. Außerdem gehen im Finanzamt gehen sämtliche Alarmlampen an, vor allem wenn Sie sehr viele Belege "verloren" haben statt nur ein paar. Sie geraten wahrscheinlich auf eine interne Beobachtungsliste und die Beamten prüfen Ihren Steuerfall künftig genauer und härter.

Fazit: Finger weg von diesem Steuer-Trick! Auch das Sparen hat seine Grenzen. Die kurzfristige Steuerersparnis ist das schlechte Verhältnis zum Finanzamt und den dauerhaften Ärger bei jeglichen anderen Steuerfragen nicht wert. Schätzen Sie Ihre Benzinkosten nur dann, wenn es wirklich nötig ist.


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