Die 4 wichtigsten Reisekosten: 2. Verpflegungsmehraufwendungen

Hinter dem Wortungetüm "Verpflegungsmehraufwendungen" verbirgt sich eine großartige Möglichkeit, um als Arbeitnehmer mehr Geld vom Chef oder vom Finanzamt zu erhalten. Auch Selbstständige sparen hiermit Steuern. Schon bei wenigen Reisen pro Jahr kommen mehrere 100 Euro Ersparnis zusammen. Das Beste: Mit "Reise" sind nicht bloß Flüge ins ferne Ausland gemeint, sondern schon Fahrten in einen anderen Stadtteil. Selbst die Fahrt zur Berufsschule kann steuerbegünstigt sein.

Hinter der Verpflegungspauschale steht der Gedanke, dass ein Steuerzahler fernab von zu Hause nicht mehr günstig kochen oder sich ein Brot schmieren kann. Für Essen und Trinken entstehen also unweigerlich höhere Kosten. Da die Reise und somit diese Mehrkosten beruflich bedingt sind, lassen sie sich steuerlich geltend machen oder vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzen.

Um wie viel Geld geht es?

Die Höhe der Verpflegungspauschale hängt davon ab, wie lange Sie von zu Hause oder Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte abwesend sind und in welchem Land Sie sich aufhalten. Sie finden die Sätze für andere Länder in unserer Tabelle für Reisekosten im Ausland. Für Deutschland gilt diese Tabelle:

Beispiel: Sie sind 2011 zu 4 verschiedenen Messen in Deutschland gefahren, um dort Ihr Unternehmen zu vertreten. Jedes Mal brachen Sie am Dienstagmorgen um 6 Uhr von zu Hause aus auf und kehrten am Donnerstagabend um 22 Uhr zurück. So berechnen Sie Ihre Verpflegungsmehraufwendungen:

Ergebnis: Ihre pauschal angenommenen Verpflegungsmehraufwendungen für die vier Messen betragen 192 Euro.

Was mache ich mit dieser Pauschale?

Als Arbeitnehmer dürfen Sie sich Ihre Verpflegungsmehraufwendungen steuer- und sozialabgabenfrei vom Chef erstatten lassen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie tatsächlich höhere Ausgaben hatten als zu Hause. Selbst wenn Sie kostenlos gegessen haben, ist die Erstattung steuerfrei.

Im oben berechneten Beispielfall dürfen Sie sich 192 Euro steuerfrei und ohne Sozialversicherung auszahlen lassen.

Steuer-Tipp: Der Arbeitgeber darf Ihnen sogar mehr Geld zahlen als die Pauschale. Dann muss er für den Mehrbetrag Lohnsteuer ans Finanzamt abführen. Er darf sich diese Lohnsteuer nicht von Ihnen zurückholen, außer es war vorab so vereinbart. Die "höhere Verpflegungspauschale" eignet sich also als steuergünstiges Gehalts-Extra, um Mitarbeiter zu motivieren oder sich bei ihnen zu bedanken.

Wenn Ihr Chef Ihnen jedoch keine oder eine niedrigere Verpflegungspauschale zahlt, dann setzen Sie den Restbetrag in Ihrer Steuererklärung an. So holen Sie sich das Geld zumindest zum Teil vom Finanzamt zurück.

Auf obiges Beispiel bezogen bedeutet das: Wenn Ihr Unternehmen keinen Cent erstattet, geben Sie 192 Euro in Ihrer Steuererklärung an. Bei einem persönlichen Steuersatz von zum Beispiel 35 Prozent (einschließlich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) ergibt dies, grob vereinfacht: 35 Prozent x 192 Euro = 67,20 Euro zusätzliche Steuerersparnis.

Als Selbstständiger geben Sie Ihre Verpflegungsmehraufwendungen als Betriebsausgaben in Ihrer Steuererklärung an. Das funktioniert genauso, wie im vorangegangenen Beispiel beschrieben.

Hinweis: GmbH-Geschäftsführer gelten steuerlich als Arbeitnehmer, nicht als Unternehmer.

Steuer-Tipp: Für eine höchstmögliche Ersparnis müssen Sie die Pauschale für Werbungskosten überschreiten, die Ihnen pro Jahr zusteht.

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