Die 4 wichtigsten Reisekosten: 1. Fahrtkosten

Von den 4 Reisekostenarten bringen Fahrtkosten oft das meiste Geld. Sie sind recht einfach erklärt, allerdings müssen wir immer wieder zwischen zwei Fällen oder Möglichkeiten unterscheiden. Zum Beispiel, um die wenigen Unterschiede zwischen Arbeitnehmern und Selbstständigen darzustellen. Lassen Sie sich davon nicht abschrecken, denn hier geht es um viel Geld und wir vermitteln die Grundlagen so einfach wie möglich.

Wann gehören Fahrtkosten zu den Reisekosten und wann nicht?

Fahrtkosten sind dann Reisekosten, wenn ein Arbeitnehmer oder Selbstständiger für berufliche Reisen...

• ...entweder sein eigenes oder geliehens privates Fahrzeug nutzt oder
• mit einem öffentlichen Verkehrsmittel reist.

In diesen Fällen handelt es sich nicht um Reisekosten im Sinn des Steuerrechts:

• Wenn der Arbeitnehmer mit einem Firmenwagen fährt.
• Wenn der Arbeitnehmer von zu Hause zu seiner regelmäßigen Arbeitsstätte oder zurück fährt. Dies wären Fahrten zur Arbeit, die über die Pendlerpauschale abgegolten werden. Der finanzielle Unterschied: Bei der Pendlerpauschale gibt es nur Geld für die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, egal wie oft Sie pro Tag hin und zurück fahren. Bei den Reisekosten wandert jeder einzelne Kilometer in Ihr Portemonnaie.

Wie hoch sind meine Fahrtkosten?

Wenn Sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln reisen, lassen Sie sich den Fahrpreis samt Zuschläge erstatten. Heben Sie Ihre Tickets als Beleg auf.

Wenn Sie mit Ihrem eigenen Fahrzeug reisen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

a) Sie ermitteln mit einem Fahrtenbuch, wie viele Kilometer Sie im Jahr dienstlich und wie viele privat gefahren sind. Im selben Verhältnis machen Sie den dienstlich gefahrenen Anteil an den jährlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs geltend. Wenn Sie zu 65 Prozent dienstlich unterwegs waren, setzten Sie also 65 Prozent dessen an, was Sie im gesamten Jahr für Benzin, Autoversicherung, Verschleiß (steuerliche Abschreibung) etc. ausgegeben haben.

b) Sie nutzen die Pauschalmethode. Dazu schreiben Sie nur auf, wie viele Kilometer Sie dienstlich wohin gereist sind. Egal, wie viel Ihr Fahrzeug im Jahr kostet - Sie setzen immer diese pauschalen Kilometersätze des Bundesfinanzministeriums an:

• 30 Cent pro Kilometer, wenn Sie mit einem Kfz gefahren sind. Zusätzlich 2 Cent pro Kilometer und pro Person, die Sie aus beruflichen Gründen mitgenommen haben.
• 13 Cent pro Kilometer bei Fahrten mit einem Motorrad oder Motorroller plus 1 Cent pro Kilometer, wenn Sie eine Person mitgenommen haben.
• 8 Cent pro Kilometer mit einem Moped oder Mofa.
• 5 Cent pro Kilometer, wenn Sie mit einem Fahrrad gefahren sind.

Die pauschale Abrechnung ist deutlich einfacher, praktischer und deshalb beliebter als der Nachweis per Fahrtenbuch.

Wie bekomme ich meine Fahrtkosten erstattet?

Sie haben oben per Fahrtenbuch oder Kilometerpauschale ermittelt, wie hoch Ihre Fahrtkosten waren.

Als Arbeitnehmer lassen Sie sich den Betrag von Ihrem Unternehmen erstatten - steuerfrei und ohne Abgaben zur Sozialversicherung. Normalerweise brauchen Sie nur eine Kilometerabrechnung einzureichen, die Lohnbuchhaltung erledigt alles weitere.

Wenn ihr Chef Ihnen nicht alles ersetzt (was er aber meistens muss), dann geben Sie die Differenz zwischen Ausgaben und Erstattung in Ihrer Steuererklärung an, und zwar als Werbungskosten. So holen Sie sich wenigstens einen Teil des Gelds zurück.

Als Selbstständiger geben Sie Ihre Fahrtkosten als Betriebsausgaben an.

Hinweis: GmbH-Geschäftsführer gelten steuerlich als Arbeitnehmer, nicht als Unternehmer.

Steuer-Tipp: Für eine höchstmögliche Ersparnis müssen Sie die Pauschale für Werbungskosten überschreiten, die Ihnen pro Jahr zusteht.

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