Arbeitszimmer - Steuertipps für Arbeitnehmer, Freiberufler und Vermieter

Die meisten Arbeitnehmer, Selbstständigen und Vermieter brauchen einen Schreibtisch, Aktenschränke, Computer etc., um einen Teil ihrer Arbeit zu erledigen oder vorzubereiten. Doch nicht jeder bekommt einen solchen Schreibtischplatz vom Arbeitgeber gestellt. Deshalb richten sie sich in ihrer privaten Wohnung oder Eigenheim ein Arbeitszimmer ein. Fachbegriff: "häusliches Arbeitszimmer". Die anteiligen Kosten für diesen Raum können steuerlich absetzbar sein (Miete, Nebenkosten, Grundsteuer, Ausstattung etc.) - sofern er die strengen Voraussetzungen des Finanzamts erfüllt. In diesem Artikel lesen Sie, mit welchen legalen Kniffen Sie für Ihr häusliches Arbeitszimmer die höchste Steuerersparnis rausholen und wie Sie die 1.250-Euro-Höchstgrenze umgehen.

Wer braucht überhaupt ein Arbeitszimmer?

Wer die Kosten für ein Arbeitszimmer steuerlich geltend machen darf, beschäftigt jedes Jahr unzählige Gerichte in allen Ebenen. Daher hier ein paar abgestufte Beispiele:

Beim freiberuflichen Programmierer, Webdesigner, Journalisten oder Buchautor ist die Sache klar: Sie alle benötigen einen (ruhigen) Sitz- oder Steharbeitsplatz, an dem sie dem Kern ihrer Tätigkeit nachgehen. Eine Vertrieblerin im Außendienst mag überwiegend unterwegs arbeiten, braucht aber dennoch einen Platz für Akquise, Verwaltung, Vor- und Nachbereitung. Viele Gerichtsverfahren drehen sich um Lehrer: Ihr Arbeitsplatz liegt im Klassenzimmer, außerdem steht ihnen ein Lehrerzimmer zur Verfügung. Aber ist es in diesen Räumen möglich, in Ruhe den Unterricht vorzubereiten oder Klassenarbeiten zu korrigieren? Auch in den Ferien?

Diese Beispiele sollen verdeutlichen, dass fast jeder Steuerzahler nachvollziehbar begründen kann, dass er ein Arbeitszimmer benötigt. Es geht für ihn oder sie also nur noch darum, die gesetzlichen Voraussetzungen einzuhalten und möglichst sämtliche Kosten geltend zu machen.

Die Voraussetzungen fürs Steuern sparende Arbeitszimmer

Bei den Voraussetzungen für eine Steuerersparnis greifen mehrere Fragen ineinander. Die wichtigsten sind: Wo befindet sich das Arbeitszimmer? Wie ist der Raum aufgebaut? Steht ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung? Stellt das häusliche Arbeitszimmer den Berufsmittelpunkt dar?

Die Kurzfassung: Grundsätzlich können gemäß § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b Satz 1 des Einkommensteuergesetzes (EStG) die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer und deren Ausstattung nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden oder als Werbungskosten geltend gemacht werden. Wenn für die betriebliche oder berufliche Tätigkeit jedoch kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, können die Aufwendungen bis zu einer Höhe von 1.250 Euro im Jahr in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Ist das Arbeitszimmer der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit, lassen sich sämtliche anfallende Aufwendungen als Werbungskosten oder Betriebsausgaben steuerlich abziehen. Die 1.250-Euro-Begrenzung fällt in diesem Fall weg.

Die Langfassung dieser Erklärung lesen Sie in den folgenden Abschnitten:

1. Voraussetzung: Häusliches Arbeitszimmer oder außerhäusliches Arbeitszimmer?

Befindet sich das Arbeitszimmer in Ihrem privaten Wohnraum? Also in Ihrer Mietwohnung oder Eigenheim? Dann handelt es sich um ein so genanntes "häusliches Arbeitszimmer", für das weitere Voraussetzungen gelten. Wenn Sie jedoch einen Büroraum an anderem Ort gemietet haben, spricht der Fachmann von einem "außerhäuslichen" oder "aushäusigen Arbeitszimmer". Für dieses können Sie sämtliche Kosten steuerlich geltend machen. Das gilt selbst dann, wenn sich das Arbeitszimmer auf einem anderen Stockwerk in Ihrem Mehrfamilienhaus befindet. Auch ein Gartenhaus als Arbeitszimmer kann als außerhäuslich gelten und somit steuerbegünstigt sein.

2. Voraussetzung: Räumliche und zeitliche Anforderungen an das häusliche Arbeitszimmer erfüllt?

Für den Raum selbst gelten weitere strenge Voraussetzungen:

  • Es handelt sich um einen abgeschlossenen Raum im häuslichen Bereich. Also kein Durchgangszimmer oder Schreibtischecke im Wohnzimmer.
  • Sie nutzen das Arbeitszimmer so gut wie ausschließliche beruflich. Selbst die stundenweise Nutzung als Bügelzimmer gefährdet den Werbungskostenabzug.
  • Die Wohnung ist ausreichend groß. Grundregel: ein Zimmer je Haushaltsmitglied sowie Küche, Diele und WC. Beispiel: Sie leben mit Partner/in und einem Kind zu dritt in der Wohnung. Daher brauchen Sie wenigstens vier Zimmer, um eines davon zum steuerbegünstigten häuslichen Arbeitszimmer zu machen.

Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, prüfen Sie den nächsten Punkt:

3. Voraussetzung: Steht kein anderer Schreibtisch-Arbeitsplatz zur Verfügung?

Wer jederzeit einen Schreibtischplatz in seiner Firma nutzen kann, darf keine Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen. Der angestellte Programmierer und der Redakteur einer Tageszeitung im Großraumbüro haben somit das Nachsehen. Der oben erwähnte Lehrer hingegen ist im Vorteil, sofern die Schule ihm keinen eigenen Raum mit Schreibtisch zur Verfügung stellt. Gleiches gilt zum Beispiel für Erzieher sowie Handwerker, welche neben ihrer Arbeit eine Fortbildung oder ein Studium durchlaufen.

Im Bürokratendeutsch lautet die Voraussetzung: "Für die im Arbeitszimmer ausgeführte berufliche Tätigkeit steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung". Wer diese Bedingung erfüllt, darf jährlich bis zu 1.250 Euro Werbungskosten für sein häusliches Arbeitszimmer abziehen.

Download: Die anwaltlich erstellte Muster-Bestätigung vom Arbeitgeber bekommen Sie hier als Download (PDF oder DOC). Damit bestätigt Ihre Firma Ihnen fürs Finanzamt, dass Ihr häusliches Arbeitszimmer notwendig ist und dass sie dessen Kosten nicht übernommen hat. Diese Mustervorlage besteht aus einer Seite, wurde von Anwälten erstellt und lässt sich auf Ihre Bedürfnisse anpassen.

4. Voraussetzung: Bildet das häusliche Arbeitszimmer den beruflichen Mittelpunkt?

Im vorigen Punkt haben Sie die Hürde genommen, Ihr häusliches Arbeitszimmer überhaupt steuerlich geltend zu machen - allerdings bis zu einer jährlichen Höchstgrenze. Nun geht es darum, sämtliche Kosten mit dem Finanzamt zu teilen. Die Voraussetzung dafür lautet: "Das häusliche Arbeitszimmer bildet den Mittelpunkt der gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit".

Auch diese schwammige Formulierung hat in den vergangenen Jahren viele Gerichte beschäftigt. Kurzum: Es kommt nicht darauf an, dass Sie im Arbeitszimmer die meiste Zeit verbrächten. Wichtig ist vielmehr die qualitative inhaltliche Nutzung des Arbeitszimmers. Ein selbstständiger Seminaranbieter zum Beispiel mag die meiste Zeit in seinem Arbeitszimmer verbringen. Aber der Kern seiner Tätigkeit spielt sich außerhalb in den Seminarräumen ab. Auch häufige Kunden- und Baustellenbesuche schränken den Werbungskostenabzug fürs häusliche Arbeitszimmer ein, wenn sie den Schwerpunkt der Tätigkeit ausmachen.

Fünf Steuer-Tricks fürs Arbeitszimmer

Sie erfüllen nicht alle strengen Arbeitszimmer-Vorschriften? Kein Problem, mit diesen 5 legalen Kniffen holen Sie dennoch eine ordentliche Steuerersparnis für sich heraus:

Steuer-Trick 1: Mieten Sie Ihr Arbeitszimmer vom Partner

Sie sind Selbstständige/r oder Freiberufler/in und nutzen ein Büro in Ihrer Firma. Da Ihnen ein "anderer Arbeitsplatz" zur Verfügung steht, können Sie also keine Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer geltend machen. Sie würden aber gerne ein Arbeitszimmer zu Hause einrichten, damit Sie Arbeit mitnehmen können und nicht länger auf der Bürocouch übernachten müssen.

Gegenstrategie: Ihr Ehepartner oder Lebenspartner vermietet das häusliche Arbeitszimmer zu mindestens 66 Prozent der ortsüblichen Miete (laut örtlichem Mietspiegel) an Ihre Firma, versteuert die Einnahmen und setzt im Gegenzug die anteiligen Kosten als Werbungskosten ab (also Miete oder Gebäudeabschreibung und Zinsen, Nebenkosten). Etwaige Verluste lassen sich unter bestimmten Voraussetzungen mit anderen positiven Einnahmen (Gehalt, Mieten, Zinsen) Steuern mindernd verrechnen.

Steuer-Trick 2: Vermieten Sie Ihr Arbeitszimmer an Ihren Arbeitgeber

Überlassen Sie Ihrer Firma ein Zimmer in Ihrer Privatwohnung und beziehen dafür eine angemessene Miete. Als Vermieter müssen Sie die Mieteinnahmen zwar versteuern. Aber im Gegenzug können Sie alle Kosten abziehen, die mit dem vermieteten Zimmer zusammenhängen. Zum Beispiel anteilige Hauptmiete oder bei Eigentum Abschreibung, Zinsen, Nebenkosten, Renovierung, Einrichtung etc.

Steuer-Trick 3: Mieten Sie ein außerhäusliches Arbeitszimmer

Mieten Sie sich ein außerhäusiges Arbeitszimmer, zum Beispiel bei Nachbarn oder Angehörigen. Ein solcher Raum außerhalb Ihrer eigenen Privatwohnung gilt steuerrechtlich nicht als häusliches Arbeitszimmer. Damit können Sie sämtliche Kosten (anteilige Miete, Nebenkosten, Renovierung, Einrichtung, Reinigung) als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzen.

Dieser Trick zahlt sich sogar für den Vermieter aus. Zwar muss dieser die Mieteinnahmen versteuern, doch darf er im Gegenzug seine Kosten abziehen (Strom, Heizung sowie anteilige Miete oder Abschreibung). Dies gilt selbst dann, wenn eine "Miete unter Freunden" vereinbart wird. Vorausgesetzt, diese beträgt mindestens 66 Prozent der ortsüblichen Miete (Mietspiegel).

Selbst ein Arbeitszimmer auf einer anderen Etage im selben Mehrfamilienhaus gilt nicht mehr als häuslich, wird also nicht steuerlich beschränkt.

Steuer-Trick 4: Arbeitszimmer im Gartenhaus

Sie umgehen die strengen Anforderungen an ein häusliches Arbeitszimmer durch ein solides, winterfestes Blockhaus in Ihrem Garten. Nutzbare Grundfläche: 12 bis 20 Quadratmeter - bei Bedarf mehr. Kaufpreis: ab 5.000 Euro. Sie brauchen keine Baugenehmigung, wenn Sie unter einer bestimmten Höchstgröße bleiben (um 15 Quadratmeter, von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich). Achtung: Kein (Beton-)Fundament anlegen, ein verfestigtes Kiesbett genügt.

Lesen Sie hier ausführlich, wie dieses Gartenhaus-Steuersparmodell genau funktioniert, wie viel Geld Sie damit sparen und welche weiteren Vorteile es bietet.

Übrigens: Lutz Schumann, Chefredakteur und Herausgeber des Steuer-Schutzbriefs, nutzt dieses Modell selbst: Von 1995 bis 1999 als Arbeitszimmer, jetzt als externen Archivraum. Probleme mit dem Finanzamt gab es auch in zwei Betriebsprüfungen nie.

Steuer-Trick 5: Setzen Sie wenigstens Arbeitsmittel ab

Sie sehen keine Möglichkeit, die strengen Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer zu erfüllen? Dann entgeht Ihnen "nur" der Steuerabzug für anteilige Miete etc. Geben Sie in Ihrer Steuererklärung dennoch sämtliche Kosten für Arbeitsmittel an. Dazu zählen zum Beispiel die Abschreibung Ihres Computers nebst umfangreichem Zubehör, die luxuriöse Einrichtung des Arbeitszimmers sowie notwendiges Büromaterial. Diese Aufwendungen fallen unter die Steuern mindernden Werbungskosten.

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