Reisekosten - Steuertipps für Arbeitnehmer, Selbstständige und Privatleute

Reisekosten gehören für Arbeitnehmer, Selbstständige und sogar im Privatleben zu den wichtigsten Möglichkeiten, um Steuern zu sparen. Jede Fahrt zu einem Kunden und jede Fortbildung bringen Ihnen Kilometerpauschalen, Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen ein, die sich übers Jahr ansehnlich sammeln. In diesem Artikel und seinen gezielten Unterseiten lesen Sie, wie viel Geld Sie mit Reisekosten sparen oder steuerfrei erstattet bekommen, wie Sie bei der Reisekostenabrechnung vorgehen und mit welchen wichtigen Kniffen das Finanzamt Ihre Reise steuerlich anerkennen muss.

Was sind Reisekosten?

Reisekosten entstehen dann, wenn Sie außerhalb Ihres normalen Arbeitsplatzes beruflich unterwegs sind - egal ob Sie ins Ausland fliegen oder einen Kunden drei Straßen weiter aufsuchen. Wenn Sie sich auf einer solchen "Reise" befinden, machen Sie die folgenden 4 wichtigsten Reisekosten geltend:

Selbstständige ziehen ihre Reisekosten als Betriebsausgaben ab, Arbeitnehmer als Werbungskosten.

Fahrten zur Arbeit sind keine Reisekosten

Wichtige Abgrenzung: Die täglichen Fahrten von zu Hause zum eigenen Büro oder zur "normalen" Arbeitsstelle gehören nicht zu den Reisekosten. Solche Strecken heißen in der Fachsprache "Fahrten zur Arbeit" und werden mit der steuerlich ungünstigeren Pendlerpauschale (Entfernungspauschale) abgegolten. Das betrifft Arbeitnehmer genauso wie Selbstständige. Ob Sie sich auf einer Fahrt zur Arbeit befinden, bemisst sich nach dem gesetzlichen Merkmal erste Tätigkeitsstätte (vor 2014: "regelmäßige Arbeitsstätte").

Jeder Steuerpflichtige kann nur eine einzige erste Tätigkeitsstätte haben. Dieser Punkt ist wichtig für Arbeitnehmer und Selbstständige, die mehrere gleichwertige Tätigkeitsstätten haben, also gleich häufig und gleich lang dort arbeiten. Zum Beispiel ihr Büro sowie mehrere Baustellen oder Stammkunden, die sie wöchentlich anfahren. Nur einer dieser Orte kann unter die ungünstigen "Fahrten zur Arbeit" fallen. Bei allen anderen Orten handelt es sich um Steuern sparende Reisekosten.

Pendlerpauschale und Reisekosten schließen sich aus. Reisekosten sparen deutlich mehr Steuern als die Pendlerpauschale. Daher sind Arbeitnehmer immer bestrebt, ihre arbeitsbedingten Fahrten beim Finanzamt als Reisekosten durchzuboxen - und oft haben Finanzgerichte und Bundesfinanzhof über diesen Unterschied zu entscheiden.

Arbeitnehmer: Werbungskostenpauschale beachten

Das Finanzamt berücksichtigt bei allen Arbeitnehmern eine jährliche Werbungskostenpauschale für berufsbedingte Ausgaben. Dieser Freibetrag bringt automatisch eine Steuerersparnis, egal ob Sie tatsächlich aus beruflichen Gründen Geld ausgegeben haben oder nicht. Sie brauchen deshalb auch keine Quittungen beim Finanzamt einzureichen.

Diese Vereinfachung bedeutet im Umkehrschluss: Vergessen Sie einzelne kleinere Hotelrechnungen, Bahnfahrkarten oder Flugtickets. Nur wenn Ihre gesammelten tatsächlichen Werbungskosten in einem Jahr höher sind als der Pauschbetrag, dann sparen Sie zusätzlich Steuern. Wie das geht, lesen Sie im Artikel "Werbungskostenpauschale überschreiten". Wichtig: Um Ihre tatsächlichen höheren Kosten geltend zu machen, brauchen Sie Belege.

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