Reisekosten für Arbeitnehmer

vom 14. Januar 2012 (aktualisiert am 01. Mai 2016)
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Von: Lutz Schumann

Wenn Arbeitnehmer für ihren Chef durch Deutschland oder das Ausland reisen, dann stehen ihnen 4 wichtige Erstattungen und Steuerpauschalen zu: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Normalerweise bekommen sie ihre Ausgaben vom Arbeitgeber voll erstattet. Doch ab welcher Höhe ist die Erstattung steuerpflichtig? Und was tun, wenn der Chef nicht zahlt?

Reisekosten und ihre Erstattung

Reisekosten entstehen vereinfacht gesagt dann, wenn ein Arbeitnehmer woanders beruflich tätig ist als bei sich zu Hause oder an seiner so genannten ersten Tätigkeitsstätte (vor 2014: "regelmäßige Arbeitsstätte"). Zum Beispiel weil er einen Kunden drei Straßen weiter besucht, einen Messestand in der nächsten Großstadt leitet oder im Nachbarland Produkte vorstellt.

Normalerweise ist der Arbeitgeber verpflichtet, die beruflichen Reisekosten seiner Mitarbeiter zu erstatten. Dies kann jedoch durch Dienstanweisungen, Betriebsvereinbarungen, Arbeits- oder Tarifverträge anders geregelt sein.

Die Erstattungen sind lohnsteuer- und sozialabgabenfrei - meist zumindest bis zu bestimmten Höchstgrenzen, die weiter unten erklärt werden.

Wann immer ein Arbeitgeber nicht die vollen entstandenen Reisekosten ersetzt, kann der Arbeitnehmer die Differenz bis zur steuerlichen Obergrenze geltend machen. Das heißt, er gibt sie in seiner Steuererklärung als Werbungskosten an. Dadurch sinkt sein zu versteuerndes Einkommen.

Beispiel: Max Clever hatte Reisekosten von 800 Euro. Sein Arbeitgeber übernahm 300 Euro, übrig bleiben 500 Euro. Clevers persönlicher Steuersatz beträgt 35 Prozent (einschließlich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer). Grob vereinfacht: 35 Prozent x 500 Euro = 175 Euro Steuerersparnis. Das Beispiel zeigt, dass Max Clever nur 175 Euro zurückerhält und auf 325 Euro Kosten sitzen bleibt.

Fazit: Für Arbeitnehmer ist es immer günstiger, wenn der Arbeitgeber alle Reisekosten übernimmt. Der Weg über die Steuererstattung ist ein Notbehelf.

Wie die wichtigsten Reisekosten funktionieren

Dies sind die 4 wichtigsten Reisekosten, die wir in eigenen Artikeln ausführlicher erläutern:

  • 1. Fahrtkosten: Tatsächliche Kosten oder Kilometerpauschale für die Fahrten zu Kunden, Schulungen oder Messen etc.
  • 2. Mehrkosten für Essen und Trinken: Diese Pauschale hängt davon ab, wo Sie sich wie lange aufhalten.
  • 3. Übernachtungen: Sie setzen entweder eine Pauschale an oder aber Ihre tatsächlichen Kosten fürs Hotel - je nachdem, was Ihnen mehr Geld bringt.
  • 4. Reisenebenkosten: Maut, Telefongespräche und Gepäckgebühren etc. in voller Höhe gegen Beleg.

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