Reisekosten für Selbstständige

vom 14. Januar 2012 (aktualisiert am 02. Mai 2016)
Von: Lutz Schumann

Für Selbstständige geht es bei den Reisekosten um viel Geld. Schon mit wenigen beruflichen Reisen im Jahr kommen mehrere 100 oder mehr als 1.000 Euro Steuerersparnis zusammen. Deshalb sollten sie alle Belege aufbewahren, alle Pauschalen kennen und alle Kosten in ihrer Steuererklärung geltend machen.

Was sind Reisekosten?

Reisekosten entstehen dann, wenn Sie als Freiberufler oder Gewerbetreibender aus beruflichen Gründen durch Deutschland oder das Ausland reisen. Schon die Fahrt zu einem Kunden in derselben Stadt, in der Sie wohnen, ist steuerlich gesehen eine Reise.

Achtung: Wenn Sie als GmbH-Geschäftsführer unterwegs sind, dann zählen Sie nicht als Selbstständiger, sondern als Arbeitnehmer. Lesen Sie hier, wie Sie als Arbeitnehmer möglichst viel Geld mit Reisekosten sparen.

Welche Reisekosten gibt es?

Dies sind die 4 wichtigsten Reisekosten, die wir in eigenen Artikeln ausführlicher erläutern:

  • 1. Fahrtkosten: Tatsächliche Kosten oder Kilometerpauschale für die Fahrten zu Kunden, Schulungen oder Messen etc. Eine Voraussetzung ist, dass Sie nicht mit Ihrem Firmenwagen fahren.
  • 2. Mehrkosten für Essen und Trinken: Diese Pauschale hängt vereinfacht gesagt davon ab, in welchem Staat Sie sich wie lange aufhalten.
  • 3. Übernachtungen: Sie setzen die tatsächlichen Kosten fürs Hotel ab und weisen sie mit einer ordentlichen Rechnung nach. Klarstellung - hier besteht ein wichtiger Unterschied zu Arbeitnehmern: Arbeitnehmer (und GmbH-Geschäsftsführer) dürfen eine Übernachtungspauschale geltend machen, die von Staat zu Staat unterschiedlich ist. Selbstständige haben diese Wahl nicht - für sie ist ausschließlich der tatsächliche Rechnungsbetrag maßgeblich.
  • 4. Reisenebenkosten: Maut, Telefongespräche und Gepäckgebühren etc. in voller Höhe gegen Beleg.

Hinweis: In diesen Artikeln nehmen Arbeitnehmer den meisten Raum ein, weil sie mehr Möglichkeiten haben. Was Sie als Selbstständiger dürfen, ist häufig ähnlich, Unterschiede sind ausdrücklich erklärt.

Wie mache ich meine Reisekosten geltend?

Sie geben alle Reisekosten als Betriebsausgaben in Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder der Bilanz (Gewinn- und Verlustrechnung) an. Ihre Ersparnis hängt von Ihrem persönlichen Steuersatz ab. Wie Sie die einzelnen Reisekosten ermitteln, steht in den Artikeln, die in der Liste im vorigen Abschnitt verlinkt sind. In den dortigen Rechenbeispielen geht es zwar um Arbeitnehmer und Werbungskosten. Diese sind aber übertragbar auf Selbstständige und Betriebsausgaben.


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