Übernachtungskosten und Übernachtungspauschale richtig absetzen

Bei Geschäftsreisen machen die Übernachtungskosten einen größeren Teil der Reisekosten aus. Auch hier haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, sich entweder ihre tatsächlichen Ausgaben oder aber eine Übernachtungspauschale (siehe Tabelle unten) vom Arbeitgeber erstatten zu lassen. Mit zwei völlig legalen Tricks bekommen Sie sogar Gehalts-Extras oder lassen es sich auf Kosten der Firma in einem Luxushotel gutgehen - steuerfrei.

Seit 1. Januar 2014 gelten schärfere Regeln für beruflich veranlasste Übernachtungskosten bei einem Einsatz außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte. Während der ersten 48 Arbeitsmonate sind diese Kosten weiterhin unbegrenzt als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzbar. Nach Ablauf dieser Zeit erkennt das Finanzamt nur noch bis zu 1.000 Euro monatlich als Übernachtungskosten an.

Selbstständige können nur ihre tatsächlichen Kosten geltend machen, die Pauschale steht ihnen seit 2008 nicht zu.

Übernachtungspauschale bestmöglich nutzen

Arbeitnehmer brauchen keine Einzelbelege für beruflich bedingte Übernachtungen einzureichen, sondern können sich eine Pauschale von ihrem Chef steuerfrei erstatten lassen. In Deutschland beträgt sie zwar nur 20 Euro pro Nacht, was meist viel niedriger ist als die tatsächlichen Kosten. Steuerlich interessant wird es jedoch im Ausland, wo die Übernachtungspauschalen zwischen 36 und 220 Euro liegen.

LandPauschbetrag für Übernachtungskosten
Deutschland20 Euro
Auslandsiehe Auslandstabelle

Steuersparmodell 1: Zusätzliches Gehalt. Egal wie niedrig Ihre Kosten tatsächlich waren, Sie dürfen sich immer die Pauschale auszahlen lassen. Wenn Sie also in Neapel, Italien, 40 Euro pro Nacht in einer Pension ausgeben, darf Ihnen Ihr Chef trotzdem pauschal 100 Euro pro Nacht "ersetzen". Also 60 Euro steuerfrei und ohne Sozialversicherung. Bei einer Geschäftsreise mit 5 Übernachtungen kommen so 5 x 60 = 300 Euro zusätzliches Gehalt zusammen. Steuerfreie Gehalts-Extras in dieser Höhe sind eine Seltenheit im deutschen Steuerrecht.

Steuer-Tipp: Sie dürfen im Jahr beliebig zwischen der Pauschale und der Einzelabrechnung wechseln. Sie wählen also für jede Geschäftsreise und jede Übernachtung die günstigste Abrechnungsmethode.

Hinweis: Die Pauschale gilt nicht, wenn Sie die Unterkunft von Ihrem Arbeitgeber oder durch Ihr Dienstverhältnis von einem Dritten kostenlos bekommen haben.

Einzelnachweis für Übernachtungskosten: So geht's richtig

Häufig übersteigt die Hotelrechnung die Übernachtungspauschale. In diesem Fall sollten Sie Ihre Belege aufheben und sich die tatsächlichen Kosten vom Chef erstatten lassen. Er darf die gesamte Hotelrechnung steuerfrei und ohne Sozialversicherung übernehmen.

Steuersparmodell 2: Luxushotel auf Firmenkosten. Dank dieser Regelung darf die Firma ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreise in den luxuriösesten Hotels unterbringen. Das kostet zwar Geld, aber dafür steigen Zufriedenheit und Arbeitseifer der Mitarbeiter. Natürlich hat auch dieses Steuersparmodell seine Grenzen: Kosten und Nutzen der Geschäftsreise müssen in einem vernünftigen Verhältnis zueinander stehen, also übertreiben Sie es nicht mit der Mitarbeitermotivation.

Selbstständige brauchen immer Einzelbelege, um ihre Übernachtungskosten als Betriebsausgaben in der Steuererklärung abzusetzen. Sie dürfen nicht die Pauschale ansetzen. Auch bei ihnen müssen die Hotelkosten angemessen sein.

Steuer-Falle: Mahlzeiten in der Hotelrechnung herausrechnen

Was tun, wenn Sie im Hotel gespeist haben und die Kosten dafür in der Gesamtrechnung des Hotels aufgeführt sind? Essen und Trinken sind ja bereits über die Pauschale für Verpflegungsmehraufwand abgegolten. Wenn Sie jetzt die Hotelrechnung einschließlich der Kosten fürs Frühstück etc. bei den Übernachtungskosten berücksichtigten, liefe das auf eine doppelte Erstattung oder zu hohe Steuerersparnis hinaus. Das Finanzamt würde dies nicht erlauben.

Deshalb gilt bei der Reisekostenabrechnung die Regel: Falls Frühstück, Mittagessen und/oder Abendessen in der Hotelrechnung enthalten sind, müssen Sie diese Kosten aus der Rechnung streichen oder herausrechnen.

Oft ist ein Streichen nicht möglich, weil die Mahlzeiten in der Hotelrechnung nicht gesondert aufgeführt sind. Zum Beispiel weil auf der Rechnung nur "Vollpension" oder "Halbpension" steht. In diesem Fall rechnen Sie die Verpflegungspauschale aus der Hotelrechnung heraus. Dafür nehmen Sie den Satz für 24-stündige Abwesenheit zur Hilfe und kürzen Ihre Hotelrechnung für jeden Tag und jede Übernachtung pauschal wie folgt:

  • Frühstück in der Hotelrechnung enthalten? Ziehen Sie ein Fünftel (20 Prozent) der Verpflegungspauschale von der Hotelrechnung ab.
  • Mittag- und/oder Abendessen in der Hotelrechnung enthalten? Ziehen Sie jeweils 2 Fünftel (40 Prozent) der Verpflegungspauschale von der Hotelrechnung ab.

Diese Vorgehensweise gilt sowohl für Arbeitnehmer als auch Selbstständige.

Was tun, wenn der Chef nicht zahlt?

Wir erklären hier nur die steuerrechtlichen Fragen. Ob und in welcher Höhe Ihr Arbeitgeber Ihnen Übernachtungskosten erstattet, hängt hingegen vom Arbeitsvertrag oder Arbeitsrecht ab.

Falls Ihr Unternehmen Ihnen die Übernachtungskosten nicht oder nicht vollständig erstattet, machen Sie den Fehlbetrag in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend. Sie dürfen dann allerdings nicht die Übernachtungspauschale ansetzen, sondern nur die tatsächlichen Kosten abzüglich Erstattung.

Am Neapel-Beispiel von oben bedeutet das: Ihre Pension kostete 40 Euro pro Nacht, die Übernachtungspauschale beträgt 100 Euro pro Nacht. Ihr Chef erstattet nichts. Die Folge: Sie dürfen nur die 40 Euro geltend machen, die Sie tatsächlich ausgegeben haben - und dies auch nur mit einem schriftlichen Beleg. Die 100-Euro-Pauschale verfällt ungenutzt.

Steuer-Tipp: Für eine höchstmögliche Ersparnis müssen Sie die Pauschale für Werbungskosten überschreiten, die Ihnen pro Jahr zusteht.

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