Steuern sparen mit der SEOcruise

vom 14. Mai 2013 (aktualisiert am 08. September 2014)
Von: Carsten Wegner

Mit dem SEO-Kreuzfahrtschiff über die Weltmeere schippern, die Sonne genießen, am Pool einen Cocktail schlürfen - und sämtliche Kosten mit dem Fiskus teilen. Darf ich das? Kurzantwort: Ja, aber ihr müsst euch an die Regeln des Steuersuchmaschinenbetreibers halten. Wenn ihr hingegen den schwarzen Hut aufsetzt und das "Sparen" übertreibt, erhöht ihr unnötig eure Sichtbarkeit beim Finanzamt und fliegt in dessen Index. Dort wollt ihr nicht rein, denn das Finanzamt ist böser als jeder Panda oder Pinguin.

Außerdem müsst ihr euch jetzt-heute-sofort die nötigen Belege besorgen, denn bei einer Betriebsprüfung in 5 Jahren ist es dafür zu spät. Wir sagen euch, was ihr braucht und was euch der Spaß bringt. Diese Infos sind übertragbar auf Veranstaltungen wie Campixx, Seoday etc.

Kosten teilen? Was bringt mir das?

Wer zu einer Konferenz seiner Branche fährt, bildet sich dort fort, knüpft Kontakte und findet neue Kunden. Großartig! Denn damit ist die wichtigste Voraussetzung erfüllt: Die Reise ist beruflich veranlasst. Sämtliche Kosten für Anfahrt, Übernachtung und Teilnahme lassen sich steuerlich nutzen. Unternehmer und Freiberufler ziehen sie als Betriebsausgaben von ihren Einnahmen ab. Bei Arbeitnehmern handelt es sich um Werbungskosten (nur für den Fall, dass der Arbeitgeber ihnen die Ausgaben nicht bereits erstattet hat).

Beispiel:

PostenBetrag (ohne Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer)
Fahrtkosten von Köln nach Kiel und zurück mit der Bahn (mit Bahncard 50)81 Euro
1 Übernachtung in Kiel, weil Anreise am Vortag60 Euro
Einzelkabine für 3 Tage519 Euro
Konferenzticket (ohne Rabatte)599 Euro
gesamte Betriebsausgaben/Werbungskosten1.259 Euro
steuerlicher Nutzen bei einem persönlichen Steuersatz von zum Beispiel 40 Prozent (grob vereinfacht und ohne Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer)503,60 Euro
Fazit: Wenn das Finanzamt die Ausgaben für die SEOcruise anerkennt, spart ihr im Beispielfall rund 504 Euro.

Wenn aber der Sachbearbeiter im Finanzamt sagt: "Kreuzfahrt?! Das riecht mir salzig nach Trickserei. Urlaub auf Staatskosten, so weit kommt es noch!", dann sind die 504 Euro in Gefahr. Dem beugt ihr vor, indem ihr brav die Voraussetzungen einhaltet und Belege sammelt.

Was sind die Voraussetzungen für eine Steuerersparnis?

  • 1. Die Reise ist beruflich/betrieblich veranlasst.
  • 2. Das Tagungsprogramm ist so straff, dass es kaum Gelegenheit zu privaten Unternehmungen lässt. Ausflüge und Party am Feierabend sind okay, aber eine Stadtbesichtigung am Vor- und Nachmittag verdirbt alles.
  • 3. Bei den Teilnehmern handelt es sich um eine homogene Gruppe. In unserem Fall bedeutet das: "Wir ham alle was mim Internet zu tun. Du weißt schon, das Ding mit dem Brauser."
  • 4. Ihr habt tatsächlich an den einzelnen Veranstaltungen, Vorträgen und Diskussionen teilgenommen.

Welche Belege brauche ich?

Bei einem Kreuzfahrtschiff oder einer Touristenhochburg denkt der Sachbearbeiter im Finanzamt schnell an Urlaub, Party und Erholung - also an Gründe, den Steuerabzug zu verweigern. Ihr entkräftet diesen Vorwurf zum einen dadurch, dass der kurze Zeitraum von 2 bis 3 Tagen für eine intensive Teilnahme am Kongress spricht und dass ihr das Schiff wohl kaum für private Vergnügungen verlassen konntet.

Außerdem sammelt ihr von Anfang an Belege, mit denen ihr glaubhaft macht, dass ihr schön brav am straffen Programm teilgenommen habt. "Glaubhaft" heißt, dass ihr das Sammeln nicht übertreiben müsst. Aber je mehr Material ihr vorweisen könnt, desto sicherer:

  • Teilnahmebestätigung vom Veranstalter (die braucht ihr sowieso immer bei Fortbildungen und Kongressen),
  • Komplettes Tagungsprogramm ausdrucken und beiheften (also kein Verweis aufs Internet in der Hoffnung, dass die Details dort nach 4 Jahren noch stehen),
  • Teilnahmebestätigung von jedem Referenten, den ihr gehört habt,
  • Unterschriften anderer Teilnehmer der einzelnen Vorträge, um zu bezeugen, dass ihr dort wart. Also am besten während des Vortrags Zettel rumgehen lassen,
  • eigene Notizen vom Vortrag ausdrucken und beiheften.
  • ebenso eigene Veröffentlichungen ausdrucken und beiheften, also die Recap oder Berichterstattung über die Veranstaltung im eigenen Blog. Fotos sind auch gut, sofern sie euch beim Arbeiten zeigen und nicht beim Feiern,
  • denkbar ist auch, Kunden und Aufträge anzugeben, die durch die Geschäftsreise entstanden sind,
  • als Arbeitnehmer besorgt ihr euch möglichst vor Reisebeginn eine schriftliche Bestätigung eures Arbeitgebers. Darin sollte stehen, dass die Konferenz für euch beruflich erforderlich ist und dass euer Chef euch dorthin geschickt hat.

Belege? Wieso Belege? Ich mach doch alles online?!

Selbstständige sagen oft: "Ich hab bisher alles ohne Belege eingereicht, das Finanzamt hat nie gemeckert." - Ja, das ist durchaus richtig. Aber warum hat keiner gemeckert? Weil niemand genau reingeschaut hat. Aus Zeitmangel winkt der Sachbearbeiter die meisten Ausgaben durch, sofern sie ihm glaubhaft erscheinen und sofern nicht dick "Kreuzfahrt" oder "Mallorca" draufsteht.

Doch spätestens bei einer Umsatzsteuersonderprüfung oder einer Betriebsprüfung 4 Jahre später sieht alles anders aus. Der Prüfer will Belege sehen. Wenn es die nicht gibt, streicht er im Nachhinein den Steuerabzug und ihr müsst für alle zurückliegenden Jahre Steuern nachzahlen.

"Ach, ich bin so gut vernetzt, ich hol' mir die Teilnahmebestätigungen und Zeugenaussagen, wenn ich sie brauche." - Dieser Gedanke ließ sich in der Praxis noch nie umsetzen, trotz aller Datensammelwut. Das Zusammentragen der Unterschriften braucht zu viel Zeit und verursacht Fehler. Der Prüfer erkennt zudem leicht, ob der Beleg 4 Jahre oder 4 Tage alt ist.

Fazit: Alle Papiere und Unterschriften sofort besorgen, zusammenheften und 10 Jahre lang aufbewahren!

Wann und wie ist Privates erlaubt?

Private Ausflüge sind durchaus erlaubt, müssen aber herausgerechnet werden. Beispiel: Nach 3 Tagen Kongress gehe ich nicht am Zielort von Bord, sondern fahre zwei Tage weiter mit, um mich vom Schnarcher in der Kajüte und den Linktauschanfragen noch vor dem Frühstück zu erholen. Das bedeutet: 3 Tage Kongress, 2 Tage Urlaub, also sind 3 Fünftel der Kosten steuerlich nutzbar, zwei Fünftel zahlt ihr vollständig aus der eigenen Tasche.


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