Kleinunternehmerregelung: Vorteile, Tipps und Beispiele

Durch die Kleinunternehmerregelung werden Unternehmer mit niedrigem Umsatz bei der Umsatzsteuer (USt) wie Nichtunternehmer behandelt (§ 19 UStG). Der Gesetzgeber wollte damit die zahlreichen Hobby-Unternehmer entlasten, die nur in ihrer Freizeit selbstständig tätig sind und einen Umsatz von wenigen tausend Euro im Jahr erwirtschaften. Für sie sollten nicht die gleichen komplizierten Umsatzsteuervorschriften und strengen Rechnungspflichtangaben gelten.

Die Folge dieser USt-Regelung: Kleinunternehmer müssen für ihre Umsätze keine Umsatzsteuer ans Finanzamt zahlen. Sie dürfen aber andererseits auch keine Vorsteuer aus den Rechnungen ihrer Lieferanten herausrechnen und dem Finanzamt gegenüber geltend machen.

Die Kleinunternehmerreglung erleichtert Firmenchefs den bürokratischen Aufwand:

  • Kleinunternehmer zahlen keine Umsatzsteuer (19 oder 7 Prozent).
  • Daher sparen sie sich den Aufwand, in ihren Rechnungen gesondert Umsatzsteuer auszuweisen (genauer gesagt, ist es ihnen sogar verboten, § 14c UStG).
  • Sie brauchen keinen Steuersatz und keine Steuernummer auf ihren Rechnungen anzugeben.
  • Sie geben keine Umsatzsteuervoranmeldungen und USt-Erklärungen ab.
  • Sie beachten nicht die Vorschriften zum Vorsteuerabzug.

Da die betroffenen Firmen meist Umsätze mit Privatpersonen machen und nicht mit anderen Firmen, bringt die Kleinunternehmerreglung den kleinen Unternehmen einen wirtschaftlichen Vorteil. Denn wer keine 19 Prozent Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen muss, kann seine Waren und Dienstleistungen günstiger verkaufen. Er besitzt gegenüber größeren Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil.

Keine Freiheit bei Steuer oder Buchführung

Viele angehende Gründer verbinden den Begriff "Kleinunternehmer" mit absoluter Steuerfreiheit oder Vorteilen bei der Buchführung. Solche Privilegien gibt es nicht. Als Kleinunternehmer müssen Sie genauso Einkommensteuer zahlen wie als "normaler" Firmenchef.

Wann Sie umsatzsteuerlich ein Kleinunternehmer sind

Um Kleinunternehmer zu sein, müssen Sie diese Bedingungen alle erfüllen:

  • Ihr Vorjahresumsatz zuzüglich der darauf entfallenden Umsatzsteuer war nicht höher als 17.500 Euro und
  • Ihr Umsatz im laufenden Jahr ist voraussichtlich nicht höher als 50.000 Euro.
  • Falls es sich um das erste Geschäftsjahr handelt: Ihr voraussichtlicher Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Umsatzsteuer wird nicht höher als 17.500 Euro sein (siehe dazu auch den ausführlichen Abschnitt für Existenzgründer weiter unten).

"Voraussichtlich" heißt in den beiden letztgenannten Fällen, dass Sie den zukünftigen Umsatz nachvollziehbar schätzen müssen. Diese Prognose muss nicht richtig, sondern plausibel sein. Falls Sie erfolgreicher wirtschaften als angenommen, haben Sie dadurch keinen Nachteil. Ihr Status als Kleinunternehmer bleibt erhalten.

Der Verkauf oder die Entnahme von Anlagevermögen, zum Beispiel des Firmenwagens, zählt nicht als regulärer Umsatz. Er bleibt daher bei der Berechnung des Jahresumsatzes außen vor.

Wenn Sie die 17.500-Euro-Grenze überschreiten, verlieren Sie automatisch ab dem nächsten Jahr den Sonderstatus und werden umsatzsteuerpflichtig. Steuer-Tipp: Prüfen Sie daher stets am Jahresende, ob Sie den 17.500-Euro-Grenzwert überschritten haben. Denn falls ja, müssen Sie ab dem 1. Januar des Folgejahrs Umsatzsteuer in Rechnung stellen und ans Finanzamt abführen. Wenn Sie weiterhin keine Umsatzsteuer berechnen, müssen Sie sie aus der eigenen Tasche zahlen.

Wenn Sie unter der 17.500-Euro-Grenze bleiben, müssen Sie Ihren Umsatz des Folgejahrs schätzen. Sie müssen diese Umsatzprognose nicht dem Fiskus mitteilen. Steuer-Tipp: Halten Sie Ihre Schätzung schriftlich fest. Sollten Sie wider Erwarten den 50.000-Euro-Grenzwert überschreiten, können Sie dem Finanzamt nachweisen, dass zum Jahresanfang nicht mit einem Überschreiten des Grenzwerts zu rechnen war.

Kleinunternehmer-Rechner

Berechnen Sie hier anhand Ihres (erwarteten) Umsatzes, ob Sie Kleinunternehmer sind oder nicht. Unter dem Rechner stehen 3 erklärende Beispiele. Für Existenzgründer ist der Monat der Gründung von entscheidender Bedeutung - hierzu finden Sie weiter unten eine ausführliche Erklärung mit Beispielen. Geben Sie jetzt Ihren Umsatz ein und klicken auf "berechnen":

Sie können das Ergebnis dieses Rechners als Tabelle und Grafik drucken. Sie bekommen zu jeder Zeile Erklärungen und Hinweise, indem Sie Ihre Maus über das "?" oder "!" halten. Hier sind weitere Erklärungen zum Kleinunternehmer-Rechner.

Beispiele: Kleinunternehmer oder nicht?

Die folgenden Praxisbeispiele verdeutlichen, wann Sie die Kleinunternehmerregeln einhalten:

Beispiel 1: Kleinunternehmer

Max Clever eröffnete zum 1. Januar 2014 einen Internet-Shop. Für dieses erste Jahr erwartete er einen Umsatz von rund 16.000 Euro.

Ergebnis 1: Für Clever gilt die Kleinunternehmerregelung. Er kann allerdings auf Antrag darauf verzichten und die Regelbesteuerung wählen (zum Beispiel durch Ankreuzen auf dem steuerlichen Fragebogen nach der Gewerbeanmeldung). An diese Wahl wäre er 5 Jahre gebunden.

Beispiel 2: Schätzung schlägt Wirklichkeit

Die selben Vorgaben wie in Beispiel 1 (geschätzt 16.000 Euro Umsatz im ersten Geschäftsjahr 2014). Clever stellt keine Umsatzsteuer in Rechnung. Doch diesmal übertrifft er seine Erwartungen: Am 31. Dezember 2014 summiert sich sein Umsatz auf 24.500 Euro.

Ergebnis 2: Obwohl Max Clever den Grenzwert überschreitet, bleibt er Kleinunternehmer. Die Umsatzsteuerfreiheit bleibt ihm erhalten. Entscheidend ist lediglich, dass seine Prognose vom 1. Januar 2014 plausibel war.

Beispiel 3: Kleinunternehmer

Hans Pfiffig betreibt seit 2013 einen Internet-Shop. 2013 betrug sein Umsatz 14.500 Euro, im Jahr 2014 erwartet er einen Umsatz von rund 40.000 Euro.

Ergebnis 3: Pfiffig war 2013 Kleinunternehmer und bleibt es auch im Jahr 2014. Er kann allerdings in 2014 zur Regelbesteuerung optieren. Ab 2015 muss Pfiffig Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen, da er im Vorjahr (2014) mehr als 17.500 Euro Umsatz erwirtschaftet hat (nämlich 40.000 Euro).

Beispiel 4: Kleinunternehmerstatus geht verloren

Die selben Vorgaben wie in Beispiel 3 (14.500 Euro Umsatz 2013), doch diesmal erwartet Hans Pfiffig für 2014 einen Umsatz von rund 70.000 Euro.

Ergebnis 4: Pfiffig überschreitet 2014 voraussichtlich die 50.000-Euro-Grenze und wird damit schon im selben Jahr, also 2014, umsatzsteuerpflichtig.

Kleinunternehmerregelung für Existenzgründer

Wenn Sie Ihr Unternehmen neu gründen, gibt es keinen Vorjahresumsatz. Wie stellen Sie also fest, ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht?

Im Gründungsjahr kommt es einzig und allein auf die 17.500-Euro-Grenze an. Meist aber fällt der Beginn einer unternehmerischen Tätigkeit nicht auf den 1. Januar eines Jahres, sondern auf ein x-beliebiges Datum. In diesem Fall rechnen Sie Ihren Umsatz ab Gründung auf einen Jahresumsatz hoch. Angefangene Monate gelten dabei als volle Kalendermonate.

Beispielrechnung 5: Existenzgründer ohne Optimierung

Sam Werner gründete sein Internet-Business am 15. August 2014. Für die Kleinunternehmerregelung zählen also die 5 Monate August bis Dezember 2014. Werner schätzt seinen Umsatz vom 15. August bis 31. Dezember 2014 auf 8.700 Euro.

PostenBetrag
Umsatzschätzung für 5 Monate8.700 Euro
Hochgerechneter Jahresumsatz (8.700 Euro / 5 Monate x 12 Monate)20.880 Euro
Ergebnis20.880 Euro > 17.500 Euro
ErgebnisDie Kleinunternehmerregelung gilt nicht. Der Existenzgründer ist umsatzsteuerpflichtig.

Ergebnis 5: Sam Werners geschätzter und auf das Jahr hochgerechneter Umsatz von 20.880 Euro liegt über der 17.500-Euro-Grenze. Der Jungunternehmer ist damit ab Beginn seiner Tätigkeit umsatzsteuerpflichtig.

Steuer-Tipp: Werner hätte möglicherweise verhindern können, als normaler, umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer eingestuft zu werden. Dazu hätte er zu einem früheren Zeitpunkt gründen müssen. Angenommen, er erzielt in diesen frühen Monaten keinen Umsatz, dann werden die folgenden profitablen Monate auf weniger übrige Monate hochgerechnet, siehe folgendes Beispiel:

Beispielrechnung 6: Existenzgründer mit Steuer-Optimierung

Sam Werner gründete sein Internet-Geschäft schon zum 1. Juli statt wie im Beispiel oben zum 15. August. In den ersten 6 Wochen reiste er durch die Welt und machte Urlaub, bevor das Tagesgeschäft ihn auffressen würde. Während dieser Zeit erzielte er also keinen Umsatz. Die Einnahmen von oben verteilen sich nun auf 6 statt 5 Monate.

PostenBetrag
Umsatzschätzung für 6 Monate8.700 Euro
Hochgerechneter Jahresumsatz (8.700 Euro / 6 Monate x 12 Monate)17.400 Euro
Ergebnis17.400 Euro < 17.500 Euro
ErgebnisEs gilt die Kleinunternehmerregelung. Keine Umsatzsteuerpflicht für den Existenzgründer.

Ergebnis 6: Indem er seinen Umsatz auf 6 statt auf 5 Monate verteilt, bleibt der Existenzgründer Sam Werner rein rechnerisch minimal innerhalb der Kleinunternehmer-Grenze von 17.500 Euro. Es handelt sich jedoch um ein zugespitztes Beispiel, das lediglich hervorheben soll, welchen Unterschied der Gründungsmonat steuerlich bedeuten kann. In der Praxis wird es nicht so einfach ablaufen, wie hier dargestellt. Zudem sollte die Steuer nicht das oberste Kriterium bei unternehmerischen Entscheidungen sein.

Steuer-Trick: Freiwillig Umsatzsteuer abführen

Es kann für Sie sinnvoll sein, freiwillig zur Umsatzsteuer zu optieren. Also selbst dann, wenn Sie die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllen und eigentlich keine Umsatzsteuer berechnen müssten.

Vorteil: Sie dürfen aus sämtlichen Betriebsausgaben die 19 Prozent Vorsteuer herausrechnen.

Nachteil: Sie müssen Ihren Kunden Umsatzsteuer berechnen und ans Finanzamt abführen. Dies bedeutet eine erhebliche Mehrarbeit, vor allem bei der Steuererklärung.

Dieser Weg lohnt sich, wenn hohe Investitionen anstehen, was häufig während der Existenzgründung der Fall ist. Alle diese Betriebsausgaben werden rund ein Fünftel günstiger, weil Sie die 19 Prozent Umsatzsteuer abziehen dürfen, die im Kaufpreis enthalten ist. Wenn Sie sehr viel Geld investieren, kann es sein, dass Sie mehr Vorsteuern zahlen, als Sie Umsatzsteuern von Ihren Kunden einnehmen. In diesem Fall erstattet das Finanzamt die gezahlte Vorsteuer teilweise.

So optieren Sie freiwillig zur Umsatzsteuer:

  • Berechnen Sie Ihren Kunden 19 Prozent Umsatzsteuer.
  • Weisen Sie diese Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen einzeln aus.
  • Geben Sie Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt ab.
  • Ziehen Sie von der eingenommenen Steuer Ihre gezahlte Vorsteuer ab und überweisen einen etwaigen Überschuss ans Finanzamt.

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