Wie eine Spendenbescheinigung aussehen muss

Für Spendenbescheinigungen von Vereinen, Parteien etc. gelten neue amtliche Muster und schärfere Regeln, zuletzt geändert ab 2012/2013. Wer eine fehlerhafte Bescheinigung ausstellt, haftet für Schäden. In diesem Artikel lesen Sie die Voraussetzungen und Fallen bei Spendenbescheinigungen, offiziell "Zuwendungsbestätigung" genannt.

Außerdem lesen Sie hier, wie Sie Ihre eigene Zuwendungsbestätigung erstellen. Denn die Muster des Bundesfinanzministeriums lassen sich zwar am Computer ausfüllen, aber in ihrer Gestaltung nicht verändern. Briefkopf oder Adressfeld für Briefumschläge mit Sichtfenster sind nicht vorgesehen. Das kostet häufig zusätzlich Zeit und Geld beim Versand.

Beachten Sie die folgenden Vorschriften, wenn Sie Ihr eigenes Spendenformular entwerfen:

Offizielle Bezeichnung verwenden

Die Spendenbescheinigung muss die amtliche Bezeichnung tragen, also entweder "Bestätigung über Geldzuwendungen/Mitgliedsbeitrag" oder "Bestätigung über Sachzuwendungen". Verboten ist hingegen die naheliegende Bezeichnung "Spendenquittung".

Reihenfolge und Text

Sie dürfen keinesfalls den Text der amtlichen Muster oder dessen Reihenfolge ändern:

• Aussteller,
• Name und Anschrift des Zuwendenden,
• Betrag der Zuwendung,
• Tag der Zuwendung,
• weitere Angaben wie in den jeweiligen amtlichen Mustern,
• Hinweise am Ende.

Orientieren Sie sich an den amtlichen Mustern. Denken Sie unbedingt an die Hinweise am Ende.

Spendenbetrag sicher vor Manipulation

Um nachträgliche Änderungen und Betrug zu vermeiden, muss der Spendenbetrag in Worten und Ziffern auf der Bescheinigung stehen. Je nach Formulierung müssen Anfang und Ende des Betrags kenntlich gemacht sein, zum Beispiel mit einem "x".

Keine grafischen Spielereien

Das BMF begrenzt auch die grafische Gestaltung Ihrer eigenen Spendenbescheinigung sehr eng. Es erlaubt nur Fettungen und Rahmen um Textabschnitte herum, zum Beispiel um die Angaben über den Förderer oder über die Geld- oder Sachzuwendung.

Briefkopf und Sichtfenster

Viele Vereine verschicken ihre Spendenbescheinigungen zeit- und kostensparend ohne ein weiteres Anschreiben in einem Briefumschlag mit Sichtfenster. Dazu müssen die Angaben über den Spender genauso gestaltet sein wie das Anschriftsfeld eines Briefs. Dies ist zulässig, sofern auch die Rubriküberschrift "Name und Anschrift des Zuwendenden" über dem Namen und der Postanschrift erscheint.

Beispiel:

Name und Anschrift des Zuwendenden:

Herr
Klaus Großzügig
Musterstraße 1
12345 Musterstadt

Größe der Spendenbescheinigung

Spendenbescheinigungen dürfen nicht größer als eine DIN-A4-Seite sein.

Schriftgröße

Sie müssen die Hinweise zur Haftung bei unzutreffenden Angaben sowie zum Körperschaftsteuer-Freistellungsbescheid am Ende jeder Bescheinigungen in einer lesbar großen Schrift drucken.

Keine Ergänzungen auf der Vorderseite

Textzusätze auf den Zuwendungsbestätigungen sind ausdrücklich verboten. Das betrifft zum Beispiel diese üblichen Zusätze und Informationen:

• Keine Kontaktdaten der verschiedenen Ansprechpartner im Verein. Somit ist nur die offizielle Anschrift des Vereins erlaubt,
• keine Büro- und Öffnungszeiten,
• keine aktuellen Informationen und Veranstaltungen,
• kein (handschriftliches) Dankeschön an den Spender,
• keine Werbung.

Steuer-Tipp: Die Rückseite steht Ihnen für Informationen offen, zum Beispiel für Vereinswerbung, aktuelle Kursangebote und Fremdwerbung.

Sachspenden ausführlich beschreiben

Sachspenden sind ausführlich anzugeben, zum Beispiel mit Alter, Zustand und historischem Kaufpreis. Auf dem Musterformular sind die zutreffenden Sätze anzukreuzen.

Kopie aufbewahren

Ihr Verein, Partei, Wählervereinigung oder Stiftung muss eine Kopie der Zuwendungsbestätigung aufbewahren.

Keine Fehler machen

Nach ersten Recherchen und Gesprächen zu diesem Thema wirkte das BMF nicht ansatzweise kulant. Möglicherweise verzeiht es selbst kleinste Fehler nicht. Lesen Sie also sicherheitshalber das aktuelle BMF-Schreiben über Zuwendungsbestätigungen und halten sich daran. Auf der ganz sicheren Seite sind Sie nur, wenn Sie mit den amtlichen Formulare arbeiten.

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