Firmenwagen: Kein unterjähriger Wechsel zum Fahrtenbuch erlaubt

vom 30. September 2014 (aktualisiert am 14. Juni 2017)
Von: Lutz Schumann

Firmenwagenfahrer dürfen die Fahrtenbuchmethode nur dann zur Abrechnung der privaten Firmenwagennutzung anwenden, wenn sie ein Fahrtenbuch für das gesamte Jahr führen. Ein unterjähriger Wechsel von der 1-%-Regelung zur Fahrtenbuchmethode ist nach einem neuen Urteil des Bundesfinanzhofs nicht zulässig (BFH, Urteil vom 20. März 2014, Aktenzeichen: VI R 35/12).

Die BFH-Richter begründeten ihre Entscheidung damit, dass wegen der Berücksichtigung der Gesamtfahrleistung des Fahrzeugs das Fahrtenbuch mindestens für den gesamten Veranlagungszeitraum geführt werden müsse, in dem der Fahrer das Fahrzeug nutze. Schon aus Praktikabilitätsgesichtspunkten sei ein unterjähriger Methodenwechsel angesichts der aufzuteilenden Fixkosten des Fahrzeugs nicht möglich.

Das bedeutet konkret: Sie dürfen während eines Kalenderjahrs nicht von der Ein-Prozent-Methode zur Fahrtenbuchmethode oder umgekehrt wechseln. Ein Methodenwechsel ist nur zum 1. Januar eines Jahres möglich oder bei einem Fahrzeugwechsel. (Zur Klarstellung und Abgrenzung: Bei Fahrten mit dem privaten Pkw für die Firma wäre es hingegen möglich, ein Fahrtenbuch zu führen und in der Steuererklärung trotzdem die 1-Prozent-Methode anzusetzen.)

Hohe Anforderungen an ein Fahrtenbuch

In ihrer aktuellen Urteilsbegründung weisen die BFH-Richter noch einmal ausdrücklich darauf hin, dass ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt werden muss. Das bedeutet, der Fahrer muss die Eintragungen zeitnah in einem Fahrtenbuch vornehmen, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Lose Blätter werden nicht akzeptiert. Aufgezeichnet werden müssen sowohl Datum, Fahrtziele und grundsätzlich auch die jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder der konkrete Grund der Fahrt.

Steuer-Tipp: Zwei Fahrtenbücher, die die Anforderungen des Finanzamts erfüllen, sind das Avery Zweckform* im handlichen Din A5/A6 und das ADAC-Bordbuch* (auch erhältlich bei jeder ADAC-Geschäftsstelle). Spart noch mehr Zeit: Das elektronische Fahrtenbuch "THB Bury CL 1010 Time"* zum Einbau ins Auto.

Arbeitgeber entscheidet über Abrechnungsmethode

Nutzen Mitarbeiter einen oder mehrere Firmenwagen auch privat, dann muss der Arbeitgeber für das gesamte Kalenderjahr im Voraus festlegen, welche der beiden Abrechnungsverfahren er nutzt: 1-Prozent- oder Fahrtenbuch-Methode (R 8.1 Abs. 9 Nr. 3 Lohnsteuer-Richtlinien LstR). Außerdem muss er den steuerpflichtigen Privatanteil entsprechend abrechnen. Auch hier ist es nicht möglich, die Methode während des Jahrs zu wechseln. Der Arbeitgeber darf die Abrechnungsmethode frei wählen. Der Firmenwagenfahrer hat kein Mitspracherecht.

Die meisten Unternehmen wählen die 1-%-Methode, da diese bei der monatlichen Gehaltsabrechnung den geringsten Aufwand verursacht. Viele Firmenwagenfahrer kämen mit der Fahrtenbuchmethode steuerlich besser weg.

Steuer-Tipp für Arbeitnehmer: Freiwilliges Fahrtenbuch

Der Dienstwagenfahrer muss sich damit abfinden, für welche Methode der Abrechnung sich der Arbeitgeber entscheidet. Er darf aber für seinen Firmenwagen privat ein Fahrtenbuch führen und sich zu viel gezahlte Steuern über seine Einkommensteuererklärung vom Finanzamt zurückholen.

Der Arbeitgeber muss ihm alle notwendigen Informationen darüber liefern, welche Kosten das Fahrzeug im Jahr verursacht hat. Anhand dieser Daten ermittelt der Arbeitnehmer nach Ablauf des Jahrs, welche der beiden Methoden für ihn günstiger ist.

Auch hier gilt: Er muss das Fahrtenbuch lückenlos das ganze Jahr über führen und jeden gefahrenen Kilometer eintragen.


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