Telefonate während einer Dienstreise oder Fortbildung zum Teil absetzbar

Arbeitnehmer und Selbstständige auf Dienstreise oder Fortbildung dürfen ihre Kosten für Telefongespräche mit ihren Lieben zu Hause zum Teil als Steuern mindernde Werbungskosten beziehungsweise Betriebsausgaben geltend machen, entschied der Bundesfinanzhof (BFH, Aktenzeichen: VI R 50/10). Die Richter sagten, bei einer mindestens einwöchigen Abwesenheit wegen einer Auswärtstätigkeit oder Fortbildung ließen sich viele notwendige private Dinge aus der Ferne nur telefonisch regeln. Das führe zwangsweise zu Kosten, die als beruflich veranlasster Mehraufwand absetzbar seien.

Gleiches gilt bei doppelter Haushaltsführung und für Fahrtätigkeiten als Fernfahrer, Chauffeuer oder Pilot.

Wie lange Sie auf Kosten des Finanzamts telefonieren dürfen

Der BFH legte in seinem Urteil keine Obergrenze fest. Die einzigen Anhaltspunkte stammen vom Niedersächsischen Finanzgericht, das in der Vorinstanz zugunsten des Steuerzahlers, eines Marinesoldaten, entschieden hatte (Aktenzeichen: 7 K 2/07). Pro Arbeitswoche seien demnach die Kosten für 15 Gesprächsminuten sowie anteilige Grundgebühren absetzbar.

Höhere Abzüge sind denkbar, solange sie sich nachvollziehbar begründen lassen. Die Mutter zweier Kinder wird es leichter als ein kinderloser Alleinstehender haben, ihren täglichen mehrminütigen Anruf nach Hause beim Finanzamt durchzubekommen. Wie immer gilt: nicht übertreiben!

Steuer-Tipp: Nutzen Sie die 15 Minuten in jeder Woche aus, anstatt sie zu sparen. Wenn es nicht anders geht, können Sie natürlich versuchen, ungenutze Minuten nachträglich geltend zu machen. Zum Beispiel wenn Sie zwei Wochen ohne Netz im Dschungel unterwegs waren und in der dritten Woche mehr als 45 Minuten nach Hause telefonierten. Vermutlich würde das Finanzamt aber selbst in solch einem Sonderfall höchstens 15 Minuten auf einmal anerkennen.

Welche Telefongespräche steuerbegünstigt sind

In den Regeln zur doppelten Haushaltsführung ist nur von Gesprächen mit Haushaltsangehörigen die Rede. Das FG hat in seinem Urteil außerdem Gespräche mit der Freundin zugelassen. Telefonate mit anderen (nahe stehenden) Personen dürften nicht abzugsfähig sein. Sie können es aber zumindest versuchen, wenn Sie sonst keine steuerbegünstigten Gespräche geführt haben.

Wie Sie Ihre privaten Telefonkosten steuerlich nutzen

Arbeitnehmer können sich die Telefonkosten komplett lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei von ihrem Arbeitgeber erstatten lassen. Dies ist für sie der finanziell günstigste Weg. Der Chef ist aber nicht zur Erstattung verpflichtet. Weigert er sich, bleibt der Weg über die Steuererklärung: Tragen Sie die gesamten Telefonkosten aus dem Ausland in einer der Zeilen 46 bis 49 der Anlage N der Einkommensteuererklärung ein. Selbstständige ziehen ihre Kosten als Betriebsausgaben ab.

Für vergangene Jahre kommt es darauf an, ob Sie Ihren Einkommensteuerbescheid in diesem Punkt durch einen Einspruch offen gehalten haben. Der Steuer-Schutzbrief empfahl dieses Vorgehen in der ursprünglichen Fassung dieses Artikels vom 28. Mai 2010. Falls Ihr Steuerbescheid vorläufig ergangen ist, brauchen Sie jetzt nichts mehr zu tun: Das Finanzamt wird Ihrem Einspruch stattgeben und Ihre privaten Telefonkosten anerkennen.

Welche Voraussetzungen bei privaten Telefonkosten gelten

Da es sich um private Telefonate handelt, wird das Finanzamt genau hinsehen. Halten Sie daher diese Voraussetzungen ein, die das Niedersächsische Finanzgericht aufgestellt hatte:

• Der Steuerpflichtige ist wenigstens eine Woche abwesend, ohne zwischendurch nach Hause zu fahren. Man spricht hier von einer "Auswärtstätigkeit". Konkret bedeutet dies: Wer üblicherweise von Montag bis Freitag arbeitet, muss mindestens fünf Arbeitstage dienstlich unterwegs sein, um private Telefonkosten Steuern mindernd geltend zu machen.
• Die Auswärtstätigkeit ist beruflich veranlasst. Bei einer Fortbildung sollte der Arbeitgeber schriftlich bestätigen, dass sie in seinem Interesse liegt.
• Der Reisende weist die Telefonkosten detailliert nach, zum Beispiel durch einen Einzelgesprächsnachweis seines Mobilfunkbetreibers oder seiner Telefongesellschaft. Auch eine Telefonabrechnung des Hotels eignet sich als Nachweis, wenn aus ihr die Telefonnummer des Gesprächspartners, die Dauer und die Kosten des Telefonats hervorgehen. Hilfreich ist außerdem ein Nachweis über die genaue Dauer der Geschäftsreise oder Fortbildung.

Urteilsfall: Marinesoldat auf See

Im entschiedenen Fall ging es um einen Marinesoldaten, der für mehrere Monate Dienst auf einer Fregatte geleistet hatte. In dieser Zeit hatte er rund 250 Euro für 15 Telefonate mit seiner Familie und seiner Freundin ausgegeben. Sein Finanzamt verweigerte den Werbungskostenabzug mit der Begründung, es handele sich um Kosten der privaten Lebensführung im Sinne des Einkommensteuergesetzes (§ 12 Nr. 1 EStG).

Die Richter des Niedersächsischen Finanzgerichts (FG) sahen dies anders: Die Telefonate mit Angehörigen und der Freundin seien zwar grundsätzlich der privaten Lebensführung zuzuordnen; im vorliegenden Fall wurden die Kosten derartiger Telefonate aber erst durch die berufliche Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers veranlasst. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) seien die Kosten für ein wöchentliches Telefongespräch anstelle einer Familienheimfahrt bei einer doppelten Haushaltsführung als Werbungskosten absetzbar (BFH-Urteile vom 18. März 1988, Aktenzeichen: VI R 90/84, und vom 8. November 1996, Aktenzeichen: VI R 48/96). Dieser BFH-Grundsatz gelte unabhängig davon, ob die berufliche Abwesenheit steuerlich als doppelte Haushaltsführung oder als Fahrtätigkeit oder Dienstreise verursacht werde.

Hinweis: Bei diesem Artikel über das BFH-Urteil handelt es sich um eine überarbeitete Fassung unseres ursprünglichen Berichts über das FG-Urteil.

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