Geschäftsreise und Urlaub finanzamtssicher verbinden

vom 10. Februar 2010 (aktualisiert am 21. Januar 2012)
Von: Lutz Schumann

Viele Selbstständige und Arbeitnehmer wissen nicht, welche Fallen es bei gemischt veranlassten Reisen gibt. Der Bundesfinanzhof hat zwar erlaubt, eine Geschäftsreise oder Fortbildung mit dem eigenen Privatvergnügen zu verbinden. Dadurch ist es zum Beispiel erlaubt, ein paar Tage Urlaub vor oder nach dem beruflichen Programm anzuhängen. Doch wer es als Selbstständiger übertreibt, verliert seinen Betriebsausgabenabzug; Arbeitnehmer dürfen schlimmstenfalls keine Werbungskosten geltend machen oder müssen Lohnsteuer nachzahlen, falls der Arbeitgeber die Kosten der Reise oder Fortbildung übernommen hat.

Die folgende Aufstellung verrät, wie Sie als Reisender möglichst viele (private) Kosten absetzen dürfen, ohne Probleme mit dem Finanzamt zu bekommen.

1. Vorab genau planen

Welches Zeitverhältnis zwischen geschäftlichen und privaten Inhalten der Reise ist erlaubt? Wie viele Tage Urlaub bei wie vielen Tagen Arbeit sind unschädlich? Der BFH sagt dazu nur indirekt, das Private dürfe das Betriebliche "nicht weitaus überwiegen". Dafür wiederum reiche es in der Regel aus, wenn der betriebliche Zeitanteil bei 15 Prozent liege. Dies sei jedoch keine starre Grenze, maßgeblich sei der Einzelfall. Zu würdigen seien vor allem Anlass und Charakter der Reise, das vorgesehene Programm sowie die tatsächliche Umsetzung.

Steuer-Tipp: Übertreiben Sie es nicht mit Privatausflügen auf Geschäftsreisen. Es dürfte zwar bei vielen Reisen möglich sein, an zwei Konferenztage acht Urlaubstage anzuhängen. Oder nach einer viertägigen Fortbildung zwei Wochen Urlaub zu machen. Das entspräche zwar "nur" Anteilen von ungefähr 20 und 80 Prozent. Doch dürfte jeder Finanzbeamte misstrauisch werden und regelrecht nach einem Fehler forschen. Besprechen Sie sich bei derartigen Zeitverhältnissen vorsichtshalber mit einem Steuerberater.

Als Arbeitgeber sollten Sie darauf bestehen, dass Ihr reisender Mitarbeiter Ihnen seine etwaigen privaten Pläne mitteilt und vor seiner Abreise von Ihnen genehmigen lässt. Auf Nummer Sicher gehen Sie als Arbeitgeber nur, wenn Sie Privates bei Geschäftsreisen grundsätzlich verbieten. Denn im schlimmsten Fall bleiben Sie nach einer Betriebsprüfung auf Kosten sitzen, weil Sie diese nicht als Betriebsausgaben absetzen dürfen.

2. Nachweise sammeln

Sammeln Sie vor der Reise überzeugende Beweise für den betrieblichen Anlass. Dazu eignen sich zum Beispiel:

  • Anmeldungen bei Messe- oder Seminarveranstaltern,
  • Briefwechsel mit Geschäftspartnern, Behörden und Organisationen,
  • Anfragen an ausländische Industrie- und Handelskammern,
  • Terminabsprachen mit Kunden, Lieferanten und Messeausstellern.

Während der Reise sammeln Sie Tagungsprogramme oder Stundenpläne. Lassen Sie sich die Kontaktdaten anderer Teilnehmer geben, die notfalls Ihre Anwesenheit an den Veranstaltungen bezeugen. Notieren Sie den Inhalt geschäftlicher Gespräche in Stichpunkten.

3. Kosten trennen

Trennen Sie alle betrieblichen und privaten Kosten voneinander. Lassen Sie sich gesonderte Rechnungen für Hotel, Mietwagen und Restaurant geben. Zahlen Sie privat veranlasste Kosten bar oder mit Ihrer privaten Kreditkarte, aber auf keinen Fall mit der Firmenkreditkarte. Am besten mieten Sie für private Fahrten einen anderen Wagen, anstatt den zu nutzen, der über die Firma läuft.

4. Keine private Reisebegleitung

Mitreisende Ehepartner oder Kinder sind für den Finanzbeamten stets ein eindeutiger Anhaltspunkt für eine private Lustreise. Zwei mögliche Auswege:

  • 1. Ihre Familie reist erst an, wenn Sie Ihre Konferenztage hinter sich haben. Dann dürfen Sie Ihre gemeinsamen Urlaubstage problemlos dranhängen.
  • 2. Übertragen Sie Ihrem Partner oder volljährigem Kind betriebliche Aufgaben, zum Beispiel als Übersetzer, Schreibkraft oder Fahrer. Schließen Sie dazu einen Arbeitsvertrag ab, wie er unter fremden Dritten üblich ist. Eine Anstellung als 400-Euro-Kraft genügt. Unter diesen Voraussetzungen darf das Finanzamt nichts gegen Ihre Begleitung haben.

Vorsicht: Vermeintlich schlaue Selbstständige versuchen es mit einem dritten Ausweg: Sie buchen nur den eigenen Flug übers Unternehmen, bezahlen das Tickets ihres Partners privat und lassen sich vom Hotel eine Rechnung über ein Einzelzimmer geben. Ein solches Vorgehen ist jedoch eindeutig Steuerhinterziehung und hat strafrechtliche Folgen, sobald es auffliegt.

5. Betriebliche Kosten sind sicher vor Fehlern

Selbst wenn Sie bei Ihrer Reise Fehler gemacht haben, die den Steuerabzug gefährden: Der Bundesfinanzhof entschied bereits 1998, dass der Betriebsausgabenabzug für alle Kosten während des dienstlichen Teils der Reise erhalten bleibt, also zum Beispiel Unterkunft, Verpflegung und Seminargebühren - aber nicht An- und Abreise (Aktenzeichen: IV R 27/91). Dies gilt unter der Voraussetzung, dass Sie die privaten und geschäftlichen Kosten strikt getrennt haben und dass der betriebliche Teil der Reise im Vordergrund steht.


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