Gewusst wie - so sparen Sie mit Computern, Handys und Zubehör die meisten Steuern

Computer sind in der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken. Viele benötigen auf der Arbeit oder im Homeoffice einen Computer. Doch kann man das Finanzamt an den Anschaffungskosten oder den Reparaturkosten beteiligen? Was ist mit gebrauchten Computern? Diese und weitere Fragen erklären wir Ihnen in diesem Beitrag. Übrigens: Nicht nur Arbeitnehmer und Selbstständige können mit einem PC Steuern sparen, auch Studenten!

Von Diplom-Finanzwirt (FH) Stefan Weiher 

Wer kann einen Computer von der Steuer absetzen?

Unternehmen und Selbstständige, die Computer für ihre Arbeit benötigen, können die Anschaffungskosten als steuermindernde Betriebsausgaben geltend machen. Das gilt sowohl für die tägliche Arbeit als auch für die dazugehörigen Nebenarbeiten, wie zum Beispiel die Erstellung der Buchführung oder der jährlichen Steuererklärung.

Arbeitnehmer, die ihren eigenen heimischen Computer oder Laptop benutzen, um für ihren Arbeitgeber damit zu arbeiten, egal ob im Homeoffice oder in der Firma, können diesen als Werbungskosten geltend machen. Selbst Studenten, die den Computer für ihr Studium benötigen, sollten die Kosten im Rahmen ihres Studiums unbedingt in Ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen. 

Allerdings müssen Sie eine "Kröte schlucken": Wer den Computer neben der beruflichen Arbeit auch privat nutzt, muss die anteiligen Kosten, die auf die private Nutzung entfallen, herausrechnen. Dazu müssen Sie die Kosten prozentual in den privaten und den beruflichen Anteil aufteilen (siehe nachfolgendes Beispiel).

Beispiel: Max Clever kauft sich einen neuen Computer. Diesen nutzt er 20 Stunden in der Woche für seinen Arbeitgeber. 10 Stunden in der Woche nutzt er den Computer, um Computerspiele zu spielen.

Die Lösung: Max Clever kann die Kosten zu 20/30 Stunden also 2/3 = 66,66 Prozent steuerlich geltend machen.

Weitere Kosten steuermindernd absetzen

Steuertipp: Prüfen Sie als Privatperson, ob Sie auch noch weitere Werbungskosten im Zusammenhang mit dem Kauf eines Computers geltend machen können. So können Sie noch mehr Steuern sparen.

Nutzen Sie zum Beispiel Ihren Computer von zu Hause immer im gleichen Raum, könnten Sie überlegen, ob Sie zusätzlich ein häusliches Arbeitszimmer steuermindernd geltend machen können.

Zusätzlich stellen der Drucker, der Bürostuhl und der Schreibtisch Arbeitsmittel dar, die Sie bei beruflicher Nutzung ebenfalls steuerlich geltend machen können. Anschlusskosten des Computers an einen Router oder die monatlichen Internetkosten können Sie zusätzlich steuermindernd berücksichtigen, soweit Ihnen die Kosten aus beruflichen Gründen entstanden sind. Dabei müssen Sie die Kosten genauso wie bei dem Computer ebenfalls in einen beruflichen und einen privaten Anteil aufteilen. Zusatztipp: Eine spezielle Bildschirmbrille können Sie als außergewöhnliche Belastungen in der Einkommensteuererklärung geltend machen. Mehr Infos dazu HIER.

Was passiert, wenn Sie den Computer auch privat nutzen?

Nutzt ein Unternehmer oder Freiberufler seinen Computer auch privat, ergeben sich drei Szenarien:

  • Der Computer wird unter 50 Prozent privat genutzt – der Computer stellt Betriebsvermögen dar. Der Computer ist zu bilanzieren bzw. muss ins Anlageverzeichnis der Einnahme-Überschussrechnung aufgenommen werden.
  • Der Computer wird zwischen 50 und 90 Prozent privat genutzt – der Computer kann wahlweise als Privat- oder als Betriebsvermögen behandelt werden. Das bedeutet: Entweder Sie bilanzieren den Computer bzw. nehmen den Computer ins Anlageverzeichnis der Einnahme-Überschussrechnung (EAÜ) auf oder Sie tragen den Computer gar nicht in Ihre Gewinnermittlung ein.
  • Der Computer wird mehr als 90 Prozent privat genutzt - der Computer ist Privatvermögen, weil die betriebliche Nutzung von untergeordneter Bedeutung ist und kann nicht in die Einnahmeüberschussrechnung (EAÜ) eingetragen werden.

Der Computer ist Betriebsvermögen

Haben Sie den Computer als Betriebsvermögen behandelt, müssen Sie die Aufwendungen vollständig  in der Gewinnermittlung geltend machen und die ausgewiesene Umsatzsteuer in Ihrer Buchführung als Vorsteuer verbuchen. Für den privaten Anteil müssen Sie dann eine umsatzsteuerpflichtige Entnahme buchen.

Den Anteil der beruflichen Nutzung weisen Sie nach, indem Sie eine Aufstellung machen, wie lange Sie beruflich bzw. privat den Computer genutzt haben. Alternativ erklären Sie dem Finanzamt, für welche Tätigkeiten Sie den Computer beruflich genutzt haben. Das Finanzamt erkennt in den meisten Fällen dann pauschal 50 % der Aufwendungen als beruflich an.

So machen Sie gebrauchte/aufgearbeitete Computer, Smartphones und Zubehör steuerlich geltend - und sparen doppelt

Tipp: Gebrauchte Computer nebst Zubehör oder ein Second-Hand-Smartphone dürfen Sie ebenfalls steuerlich geltend machen. Das lohnt sich oft!

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So errechnen Sie die jährliche Abschreibung

Die Abschreibungsdauer eines Computers beträgt 3 Jahre. Das bedeutet, Sie müssen die Anschaffungskosten des Computers auf 3 Jahre verteilen. Im ersten Jahr teilen Sie die Abschreibung auf die Anzahl der genutzten Monate auf. Wer also im April einen Computer kauft, kann im ersten Jahr nur 9/12 der auf ein Jahr umgerechneten Anschaffungskosten absetzten.

Beispiel: Kauf eines Computers für 1.200 Euro (ohne Umsatzsteuer für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen) am 15.04.2020.

Achtung! Selbstständige, die die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerreglung anwenden, können den Gesamtpreis (inklusive Umsatzsteuer) abschreiben.

Abschreibung (ohne Umsatzsteuer bei Umsatzsteuerpflicht):

2020: 1.200 Euro / 3 Jahre = 400 Euro x 9 / 12 = 300 Euro

2021: 400 Euro

2022: 400 Euro

2023: die restlichen 100 Euro

Eine degressive Abschreibung des Computers ist seit dem 01.01.2011 nicht mehr möglich. Auch die Halbjahres-Abschreibung im ersten Jahr ist seit 2004 nicht mehr möglich.

Sonderregelung für geringwertige Wirtschaftsgüter: Betragen die Anschaffungskosten weniger als 800 Euro (ohne Umsatzsteuer), so können Sie die gesamten Anschaffungskosten direkt im Jahr der Anschaffung geltend machen.

Achtung! Ab einem Kaufpreis von mehr als 250 Euro müssen Sie ein Verzeichnis anlegen, welches folgende Angaben enthält:

  • Kaufdatum,
  • Kaufpreis,
  • Bezeichnung des gekauften Wirtschaftsgutes.

Bei einem Kaufpreis von 250 bis 800 Euro können Sie auch die GWG-Pool-Abschreibung geltend machen und die Wirtschaftsgüter des Pools auf die Abschreibungsdauer von 5 Jahren verteilen. Bei einem Kaufpreis zwischen 800 und 1.000 Euro kommt entweder die GWG-Pool Abschreibung oder die normale Abschreibung in Betracht.

Laufende Kosten nicht vergessen

Laufende Kosten im Zusammenhang mit dem beruflichen Computer, wie zum Beispiel Reparaturkosten sind bei Arbeitnehmern als Werbungskosten und bei Selbstständigen und Freiberuflern Betriebsausgaben. Auch hier müssen die Aufwendungen bei sowohl beruflichen als auch privaten genutzten Computern aufgeteilt werden.

Einzige Ausnahme: Sind nur berufliche genutzte Computerprogramme defekt, wie zum Beispiel das Buchhaltungsprogramm, können Sie die Kosten für die Wiederherstellung der Daten vollständig bei der Steuer geltend machen.

PC nachträglich aufrüsten

Rüsten Sie Ihren Computer nachträglich auf, indem Sie zum Beispiel eine weitere Festplatte einbauen, erhöhen sich dadurch Ihre Anschaffungskosten für den Computer. Sie müssen dann die Abschreibung ab dem Einbaudatum entsprechend erhöhen.

Wie externe Peripheriegeräte abgeschrieben werden

Externe Peripheriegeräte für den Computer, wie zum Beispiel der Monitor, ein Drucker, ein Scanner oder auch Maus und Tastatur sind nach ihrer betrieblichen und technischen Zweckbestimmung nicht selbständig nutzungsfähig, weil Sie ohne Computer nicht benutzbar sind. Sie müssen daher ebenfalls auf 3 Jahre abgeschrieben werden. Eine GWG-Regelung kommt wegen der fehlenden selbstständigen Nutzung nicht in Betracht. Einzige Ausnahme: Der gesamte Kaufpreis der „Computeranlage“ mit Computer, Monitor und Drucker bleibt unter der Grenze von 800 Euro netto.

Ehepaare aufgepasst! Jeder profitiert von seinem Anteil

Nutzen Eheleute gemeinsam einen Computer für ihre beruflichen Zwecke, kann jeder seinen Anteil als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben geltend machen.

Auch mit geschenkten Computern lassen sich Steuern sparen

Wenn Sie einen Computer geschenkt bekommen, können Sie diesen Computer ebenfalls bei der Steuererklärung steuermindernd gelten machen, indem Sie den Computer von Geschenk zu einem beruflichen Arbeitsmittel „umwidmen“.

Tipp: Sie sollten sich in diesem Fall aber unbedingt den Kaufbeleg des Schenkers aushändigen lassen und dem Finanzamt präsentieren.

Bislang privat genutzte PCs in berufliche „umwidmen“ und Steuern sparen

Steuertipp: Selbst bisher privat genutzte Computer können Sie auf „berufliche“ Computer umwidmen. In diesem Fall können Sie den Restwert des Computers als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben geltend machen.

Beispiel: Max Clever hat am 01.01.2019 einen Computer für 1.200 Euro gekauft. Aufgrund der Corona-Krise muss er ab dem 01.03.2020 ins Homeoffice und nutzt seinen Computer seitdem neben den privaten Zwecken nun zu 50 % beruflich.

Lösung: Max Clever hat zunächst den Computer ausschließlich privat genutzt. In dieser Zeit kann er keine Werbungskosten für den Computer geltend machen. Ab dem 1.03.2020 erfolgt nun eine teilweise Umwidmung. Der Restwert zum Zeitpunkt der Umwidmung beträgt:

Anschaffungskosten 01.01.2019: 1.200 Euro

Werbungskosten 2019: 0 Euro, da ausschließlich private Nutzung

Wertverlust bisher: 1.200 Euro / 36 Monate x 14 Monate = 466 Euro

Restwert: 1.200 Euro – 466 Euro = 734 Euro

Abschreibung 2020: 1.200 Euro / 36 Monate x 10 Monate = 334 Euro

Werbungskosten 2020: 334 Euro x 50 % berufliche Nutzung = 167 Euro

Werbungskosten 2021: 1.200 Euro / 3 Jahre x 50 % berufliche Nutzung = 200 Euro

Wo Sie die Kosten in der Steuererklärung angeben müssen

  • Die Computerkosten tragen Sie als Arbeitnehmer auf der Anlage N unter Werbungskosten als Arbeitsmittel in der Zeile 42 der Einkommensteuererklärung ein.
  • Als Unternehmer tragen Sie die Kosten in Ihre Gewinnermittlung (EAÜ) ein. Unternehmer, die eine Bilanz aufstellen, buchen: Computer und Vorsteuer an Bank/Kasse
  • Wer den Computer nicht für seinen Beruf nutzt, kann ihn eventuell bei den Werbungskosten zur Vermietung und Verpachtung geltend machen, wenn er zum Beispiel den Computer nutzt, um seine Vermietungsobjekte zu inserieren oder die Nebenkostenabrechnungen damit zu erstellen.

Steuertipp: Nach dem gleichen Prinzip können Sie statt eines Desktops auch ein Laptop oder Tablet und Handys steuerlich geltend machen. Die dargestellten Grundsätze sind übertragbar. Die Handy-Abschreibung beträgt allerdings 5 Jahre.

So machen Sie gebrauchte/aufgearbeitete Computer, Smartphones und Zubehör steuerlich geltend

Tipp: Wer einen gebrauchten Computer nebst Zubehör oder ein Smartphone kauft, kann diesen ebenfalls steuerlich geltend machen.

Insider-Tipp: Die AfB (Arbeit für Menschen mit Behinderung) hat sich darauf spezialisiert, ausgemusterte IT-Hardware von Unternehmen und Einrichtungen (Computer und Drucker, Monitore, Speichermedien sowie Smartphones) zu übernehmen, die Daten zertifiziert zu löschen, die Geräte aufzubereiten und sie anschließend günstig zu vermarkten. Als Europas erstes gemeinnütziges IT-Unternehmen schaffen dieses Arbeitsplätze für Menschen mit Behinderung.

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So errechnen Sie die jährliche Abschreibung

Die Abschreibungsdauer eines Computers beträgt 3 Jahre. Das bedeutet, Sie müssen die Anschaffungskosten des Computers auf 3 Jahre verteilen. Im ersten Jahr teilen Sie die Abschreibung auf die Anzahl der genutzten Monate auf. Wer also im April einen Computer kauft, kann im ersten Jahr nur 9/12 der Anschaffungskosten absetzten.

Beispiel: Kauf eines Computers für 1.200 Euro (ohne Umsatzsteuer für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen) am 15.04.2020.

Achtung! Selbstständige, die die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerreglung anwenden, können den Gesamtpreis (inklusive Umsatzsteuer) abschreiben.

Abschreibung (ohne Umsatzsteuer bei Umsatzsteuerpflicht):

2020: 1.200 Euro / 3 Jahre = 400 Euro x 9 / 12 = 300 Euro

2021: 400 Euro

2022: 400 Euro

2023: die restlichen 100 Euro

Eine degressive Abschreibung des Computers ist seit dem 01.01.2011 nicht mehr möglich. Auch die Halbjahres-Abschreibung im ersten Jahr ist seit 2004 nicht mehr möglich.

Sonderregelung für geringwertige Wirtschaftsgüter: Betragen die Anschaffungskosten weniger als 800 Euro (ohne Umsatzsteuer), so können Sie die gesamten Anschaffungskosten direkt im Jahr der Anschaffung geltend machen.

Achtung! Ab einem Kaufpreis von mehr als 250 Euro müssen Sie ein Verzeichnis anlegen, welches folgende Angaben enthält: Kaufdatum, Kaufpreis, Bezeichnung des gekauften Wirtschaftsgutes. Bei einem Kaufpreis von 250 bis 800 Euro können Sie auch die GWG-Pool-Abschreibung geltend machen und die Wirtschaftsgüter des Pools auf die Abschreibungsdauer von 5 Jahren verteilen. Bei einem Kaufpreis zwischen 800 und 1.000 Euro kommt entweder die GWG-Pool Abschreibung oder die normale Abschreibung in Betracht.

Laufende Kosten im Zusammenhang mit dem beruflichen Computer, wie zum Beispiel Reparaturkosten sind bei Arbeitnehmern als Werbungskosten und bei Selbstständigen und Freiberuflern Betriebsausgaben. Auch hier müssen die Aufwendungen bei sowohl beruflichen als auch privaten genutzten Computern aufgeteilt werden.

Einzige Ausnahme: Sind nur berufliche genutzte Computerprogramme defekt, wie zum Beispiel das Buchhaltungsprogramm, können Sie die Kosten für die Wiederherstellung der Daten vollständig bei der Steuer geltend machen.

Rüsten Sie Ihren Computer nachträglich auf, in dem Sie zum Beispiel eine weitere Festplatte einbauen, erhöhen sich dadurch Ihre Anschaffungskosten für den Computer. Sie müssen dann die Abschreibung ab dem Einbaudatum entsprechend erhöhen.

Wie externe Peripheriegeräte abgeschrieben werden

Externe Peripheriegeräte für den Computer, wie zum Beispiel der Monitor, ein Drucker, ein Scanner oder auch Maus und Tastatur sind nach ihrer betrieblichen und technischen Zweckbestimmung nicht selbständig nutzungsfähig, weil Sie ohne Computer nicht benutzbar sind. Sie müssen daher ebenfalls auf 3 Jahre abgeschrieben werden. Eine GWG-Regelung kommt wegen der fehlenden selbstständigen Nutzung nicht in Betracht. Einzige Ausnahme: Der gesamte Kaufpreis der „Computeranlage“ mit Computer, Monitor und Drucker bleibt unter der Grenze von 800 Euro netto.

Nutzen Eheleute gemeinsam einen Computer für ihre beruflichen Zwecke, kann jeder seinen Anteil als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben geltend machen.

Gewusst wie - auch mit geschenkten Computern lassen sich Steuern sparen

Wer einen Computer geschenkt bekommt, kann diesen Computer ebenfalls bei der Steuererklärung steuermindernd gelten machen, indem Sie den Computer von Geschenk zu einem beruflichen Arbeitsmittel „umwidmen“.

Tipp: Sie sollten sich in diesem Fall aber unbedingt den Kaufbeleg des Schenkers aushändigen lassen und dem Finanzamt präsentieren.

Bislang privat genutzte PCs in berufliche „umwidmen“ und Steuern sparen

Steuertipp:Selbst bisher privat genutzte Computer können Sie auf „berufliche“ Computer umwidmen. In diesem Fall können Sie den Restwert des Computers als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben geltend machen.

Beispiel: Max Clever hat am 01.01.2019 einen Computer für 1.200 Euro gekauft. Aufgrund der Corona-Krise muss er ab dem 01.03.2020 ins Homeoffice und nutzt seinen Computer seitdem neben den privaten Zwecken nun zu 50 % beruflich.

Lösung: Max Clever hat zunächst den Computer ausschließlich privat genutzt. In dieser Zeit kann er keine Werbungskosten für den Computer geltend machen. Ab dem 1.03.2020 erfolgt nun eine teilweise Umwidmung. Der Restwert zum Zeitpunkt der Umwidmung beträgt:

Anschaffungskosten 01.01.2019: 1.200 Euro

Werbungskosten 2019: 0 Euro, da ausschließlich private Nutzung

Wertverlust bisher: 1.200 Euro / 36 Monate * 14 Monate = 466 Euro

Restwert: 1.200 Euro – 466 Euro = 734 Euro

Abschreibung 2020: 1.200 Euro / 36 Monate * 10 Monate = 334 Euro

Werbungskosten 2020: 334 Euro * 50 % berufliche Nutzung = 167 Euro

Werbungskosten 2021: 1.200 Euro / 3 Jahre * 50 % berufliche Nutzung = 200 Euro

Die Computerkosten tragen Sie als Arbeitnehmer auf der Anlage N unter Werbungskosten als Arbeitsmittel in der Zeile 42 der Einkommensteuererklärung ein. Als Unternehmer tragen Sie die Kosten in Ihre Gewinnermittlung (EAÜ) ein. Unternehmer, die eine Bilanz aufstellen, buchen:

Computer und Vorsteuer an Bank/Kasse

Wer den Computer nicht für seinen Beruf nutzt, kann ihn eventuell bei den Werbungskosten zur Vermietung und Verpachtung geltend machen, wenn er zum Beispiel den Computer nutzt, um seine Vermietungsobjekte zu inserieren oder die Nebenkostenabrechnungen damit erstellt.

Steuertipp: Nach dem gleichen Prinzip können Sie statt eines Computers Alternativen steuerlich geltend machen. Die dargestellten Grundsätze sind auf Laptops oder Tablets und Handys (Achtung! Abschreibung 5 Jahre) übertragbar.

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