1.5.: Beispiel: Mehrtägige Betriebsreise mit Arbeit und Vergnügen

vom 12. Dezember 2009 (aktualisiert am 08. September 2014)
Von: Lutz Schumann

Wenn Unternehmen mit ihren Mitarbeitern feiern, dann dürfen sie dienstliche und festliche Interessen miteinander verbinden. Es ist zum Beispiel erlaubt, über mehrere Tage zu einer Fortbildung zu fahren, abends ins Theater zu gehen und im Restaurant zu speisen.

Beispiel: Die Düsseldorfer Ingeniös GmbH stellt luxuriöse Badewannen her, die auf dem Wasser schwimmen. Das Unternehmen fährt mit seinen 30 Mitarbeitern für zwei Tage nach Hamburg, um das Werk des Hauptlieferanten zu besichtigen und auf der Alster neue, wintertaugliche Materialien zu testen. Außerdem will sich der Chef bei seinen Mitarbeitern für das erfolgreiche Jahr bedanken und sie weiter motivieren. Dazu veranstaltet er eine große Weihnachtsfeier in einem Restaurant auf der Reeperbahn und bucht Karten für "Heiße Ecke - das St.-Pauli-Musical".

Die (festliche) Betriebsveranstaltung nimmt zwei Drittel der Zeit vor Ort ein, die Werksbesichtigung samt Materialtests beansprucht ein Drittel der Zeit. Wir rechnen nachfolgend also mit einem Verhältnis von 2 zu 1:

folgende Kosten fallen an:
KostenBetrag
Bus700 Euro
Hotel1.400 Euro
Musical1.050 Euro
Verpflegung, Unterhaltung und Saalmiete1.800 Euro
Gesamtkosten4.950 Euro
zeitanteilige Kosten:
Betriebsveranstaltung (anteilig zwei Drittel von 4.950 Euro)3.300 Euro
Firmenbesichtigung (anteilig ein Drittel von 4.950 Euro)1.650 Euro
Kosten je Arbeitnehmer (3.300 Euro / 30 Teilnehmer)110 Euro

Hinweis: Es sind tatsächlich sämtliche Kosten aufzuteilen. Man könnte zwar vermuten, der Musicalbesuch und das Essen zählten voll zum festlichen Teil. Der Gesetzgeber wollte die Regeln jedoch einfach halten. Er hat bewusst darauf verzichtet, genau nach Kostenarten aufschlüsseln zu lassen. Deshalb wirken sich auch die klar festlich veranlassten Kosten nur zu zwei Dritteln aus und nicht in voller Höhe.

Fazit: Die Gesamtkosten werden zunächst zeitanteilig aufgeteilt. Bei der 110-Euro-Freigrenze werden nur Kosten berücksichtigt, die auf den Teil "Betriebsfeier" entfallen. Im Beispiel sind das 3.300 Euro. Die Kosten für jeden der 30 Teilnehmer liegen bei 110 Euro. Damit ist die Freigrenze centgenau eingehalten. Der dienstliche Teil über 1.650 Euro gilt ohnehin als Betriebsausgabe und spielt für den einzelnen Mitarbeiter steuerlich keine Rolle. Damit zählt die zweitägige Reise nach Hamburg als Betriebsveranstaltung und ist für die Teilnehmer lohn- und sozialversicherungsfrei.


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