Fahrtenbuch - Steuertipps für Freiberufler, Arbeitnehmer und GmbH-Geschäftsführer

Egal ob Sie Ihren privaten Pkw beruflich nutzen oder mit einem Firmenwagen fahren: Aus steuerlich Sicht ist es oft sinnvoll oder sogar vorgeschrieben, ein so genanntes Fahrtenbuch zu führen. Dort tragen Sie Ihre privaten und beruflichen Fahrten ein. Ziel ist es, am Ende des Steuerjahrs zu wissen, welchen Anteil Ihre betrieblichen Fahrten an den insgesamt zurückgelegten Kilometern und somit an den Jahreskosten des Fahrzeugs hatten.

Steuer-Tipp: Zwei Fahrtenbücher, die die Anforderungen des Finanzamts erfüllen, sind das Avery Zweckform* im handlichen Din A5/A6 und das ADAC-Bordbuch* (auch erhältlich bei jeder ADAC-Geschäftsstelle). Spart noch mehr Zeit: Das elektronische Fahrtenbuch "THB Bury CL 1010 Time"* zum Einbau ins Auto.

Warum Sie als Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch führen sollten

Viele Angestellte bekommen von Ihrem Arbeitgeber einen Firmenwagen gestellt, mit dem sie auch privat fahren dürfen. Das Finanzamt sieht diese freundliche Überlassung als ein zusätzliches Gehalt oder Lohn an. Deshalb verlangt es Steuern auf den Vorteil, der Ihnen im privaten Leben durch den Firmenwagen entsteht. Sie haben die Wahl:

  • a) Entweder Sie bezahlen eine pauschale Steuer, die von Listenpreis und Ausstattung des Firmenwagens abhängt. Das ist die so genannte 1-Prozent-Methode.
  • b) Oder Sie versteuern nur die Fahrzeugkosten, die Sie durch Ihre Privatnutzung tatsächlich verursacht haben. Um diese Kosten zu ermitteln, führen Sie ein Fahrtenbuch. Daher die Bezeichnung "Fahrtenbuchmethode".

Die Fahrtenbuchmethode ist um so vorteilhafter, je weniger Sie das Auto privat nutzen.

Der Clou: Selbst wenn Sie ein Fahrtenbuch geführt haben, dürfen Sie nach Jahresende die Pauschalversteuerung wählen. Mit einem Fahrtenbuch sammeln Sie also zusätzliche Informationen, anhand derer Sie besserer entscheiden.

Wann Sie ein Fahrtenbuch führen dürfen

Sie selbst haben die Wahl: Ihr Arbeitgeber darf Ihnen nicht verbieten, ein Fahrtenbuch zu führen (Urteil des Bundesarbeitsgerichts, Aktenzeichen: 9 AZR 188/04).

Das Fahrtenbuch muss alle Fahrten enthalten, die Sie im Steuerjahr mit einem Firmenwagen zurückgelegt haben. Sie dürfen beim selben Fahrzeug also nicht zwischen Pauschalversteuerung und Fahrtenbuchmethode springen. Führen Sie Ihr Fahrtenbuch vom 1. Januar bis 31. Dezember oder lassen Sie es bleiben.

Nur wenn Sie einen anderen Firmenwagen übernehmen, können Sie die Art der Versteuerung wechseln, ohne Probleme mit dem Finanzamt zu bekommen. Beispiel: Sie fahren die ersten 3 Monate eines Jahres einen Firmenwagen, den Sie pauschal versteuern. Zum 1. April bekommen Sie ein neueres Modell. Wenn Sie ab dem 1. April ein lückenloses Fahrtenbuch für den neuen Firmenwagen führen, kommt nach Jahresende bei Ihrer Steuererklärung für genau dieses Fahrzeug die Fahrtenbuch-Versteuerung in Betracht. Den alten Wagen versteuern Sie mit 3 Monaten à 1 Prozent des Bruttolistenpreises.

Welche Punkte Ihr Fahrtenbuch enthalten muss

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss lückenlos die folgenden Angaben über alle Fahrten enthalten:

  • Bei Privatfahrten nur die zurückgelegten Kilometer und der Gesamtkilometerstand nach Ende der Fahrten.
  • Bei beruflich oder betrieblich veranlassten Fahrten die zurückgelegten Kilometer,
  • Gesamtkilometerstand nach Ende der Fahrten,
  • Datum der Fahrt,
  • Reiseziel: ausführliche Adresse des Kunden, Geschäftspartners, Restaurants, Hotels, Konferenzorts, Baustelle etc.,
  • Besuchte Personen, also Namen der Kunden, Geschäftspartner etc.

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