Elektronisches Fahrtenbuch: Weniger Arbeit, mehr Zeit, mehr Geld

Handschriftliche Fahrtenbücher sind mühselig, zeitaufwändig und fehleranfällig, weil das Finanzamt hohe Anforderungen an die Aufzeichnungen stellt. Deshalb verzichten viele Selbstständige und Angestellte auf das Fahrtenbuch als Nachweismethode und versteuern die Privatnutzung ihres Firmenwagens über die meist teure 1-Prozent-Methode. Doch damit verschenken sie unnötig Geld ans Finanzamt.

Welche Vorteile bietet ein elektronisches Fahrtenbuch?

Ein elektronisches Fahrtenbuch löst die oben genannten Probleme: Es zeichnet alle nötigen Daten während der Fahrt auf, so dass Sie im Auto nur wenige Angaben ergänzen müssen. Je nach Anbieter ist das sogar während des Fußwegs vom Auto zum beruflichen Termin möglich. Schreib- und Rechenfehler werden minimiert, vor allem hinsichtlich der gefahrenen Kilometern. Kaum eine berufliche Fahrt gerät in Vergessenheit. Die vom Finanzamt geforderte Lückenlosigkeit ist gesichert und das Fahrtenbuch hält einer kritischen Prüfung stand - im Gegensatz zur beliebten Methode, lose Notizzettel "irgend wann mal" ins Reine zu schreiben. Extra-Vorteil: Die elektronischen Daten lassen sich leichter auswerten und übertragen, zum Beispiel zur Reisekostenabrechnung oder Kosten-Nutzen-Analyse.

Kurzum, elektronische Fahrtenbücher bieten diese Vorteile:

Welche elektronischen Fahrtenbücher gibt es?

Auf dem Markt gibt es drei unterschiedliche Typen elektronischer Fahrtenbücher: 1. Geräte, die an das Tachometer des Autos angeschlossen werden, 2. fest im Auto eingebaute Satellitenortungsgeräte, 3. Satellitenortung "zum Mitnehmen", zum Beispiel übers Smartphone.

Steuer-Anzeige: Zum Einbau im Auto und zur lückenlosen Aufzeichnung der Fahrten eignet sich zum Beispiel das "THB Bury CL 1010 Time". Falls Sie doch lieber mit Heft und Kugelschreiber arbeiten wollen, kaufen Sie das Avery Zweckform im praktischen Din A5/A6 oder das beliebte ADAC-Bordbuch (28. Auflage).

Feste Tachowellen-Geräte im Firmenwagen:

Das Tachowellen-Fahrtenbuch ist etwas größer als ein Handy und wird fest im Pkw angeschlossen. Über eine Tastatur geben Sie Grund und Ziel ausformuliert oder verkürzt ein. Die Daten werden auf einer Chipkarte gespeichert und am PC ausgelesen und eventuell ergänzt. Häufig besuchte Ziele lassen sich meist speichern und schnell auswählen.

Die zurückgelegten Kilometer stimmen immer mit der Angabe im Firmenwagen überein, was zusätzliche Erklärungen und Streit mit dem Finanzamt vermeidet. Die Tachowellen-Fahrtenbücher gelten deshalb als besonders finanzamtssicher.

Feste GPS-Geräte im Firmenwagen:

Die komfortabelste Variante beim Fahren sind GPS-Geräte. GPS heißt "Global Positioning System" und bestimmt über Satelliten die Position des Firmenwagens. Die Software im Fahrzeug zeichnet die Fahrten auf. Am PC ergänzen Sie notwendige Informationen wie etwa den Grund der Fahrt.

Obwohl sich der Standort heutzutage auf weniger als einen Meter genau orten lässt, können die zurückgelegten Kilometer vom Tachostand abweichen. Zum Beispiel weil das Tacho nicht genau misst oder der GPS-Satellit den Firmenwagen im Tunnel oder in der Tiefgarage nicht orten konnte. Solche Kilometer-Abweichungen können zu Nachfragen oder Problemen mit dem Finanzamt führen.

Smartphones und Minicomputer:

Seit den ersten Minicomputern gibt es dafür Fahrtenbücher auf GPS-Basis. Früher brauchte man zum Beispiel einen Palm und einen GPS-Empfänger fürs Fahrzeug, heute reicht ein Smartphone.

Viele dieser Fahrtenbücher sind jedoch kritisch zu sehen, weil sie die Anforderungen des Finanzamts nicht erfüllen. Vor allem, wenn das Smartphone zugleich der GPS-Empfänger ist und es kein zusätzliches, festes Ortungsgerät im Auto gibt. Die größten Nachteile:

  • Wenn Sie während einer Dienstfahrt das Smartphone zu Hause vergessen oder der Akku leer ist, wird die Fahrt nicht aufgezeichnet. Ihr Fahrtenbuch ist also nicht mehr lückenlos, wie vom Finanzamt gefordert. Sie können Ihr Gesamt-Fahrtenbuch höchstens darüber zu retten versuchen, indem Sie die fehlende Fahrt manuell nachtragen und die Kilometerdifferenz als Privatfahrt erklären - wodurch Ihr Steuervorteil sinkt.
  • Ein ähnliches Problem entsteht, wenn ein Familienmitglied den Wagen privat fährt: Sie müssen hinterher händisch in die Dokumentation eingreifen. Je häufiger solche Handarbeit nötig ist, desto weniger Zeit spart das elektronische Fahrtenbuch gegenüber dem handschriftlichen Fahrtenbuch und desto leichter entstehen Fehler.
  • Die meisten Softwares und Smartphone-Apps speichern die Fahrdaten in einer Form, die sich nachträglich verändern lässt. Damit verstoßen sie gegen eine der wichtigsten Forderungen des Finanzamts: Nachträgliche Änderungen und Ergänzungen müssen entweder ausgeschlossen oder wiederum selbst lückenlos dokumentiert sein. Das gesamte Fahrtenbuch steht auf dem Spiel und damit hunderte oder tausende Euro Steuerersparnis.

Achtung, Steuer-Falle Fahrtenbuch-App: Die oben genannten Gefahren bestehen über viele Jahre und wirken zurück! Wenn Ihr Finanzamt bei einer Betriebsprüfung oder einer privaten Steuerprüfung feststellt, dass Ihre Fahrtenbuch-App Murks ist, dann kippt Ihr gesamtes Fahrtenbuch. Das Finanzamt wendet rückwirkend die teure 1-%-Methode an und Sie müssen für alle betroffenen Jahre Steuern nachzahlen.

Steuer-Tipp: Arbeiten Sie daher nur mit einem elektronischen Fahrtenbuch, das fest in Ihrem Dienstwagen eingebaut ist.

Fazit: Ein elektronisches Fahrtenbuch bietet viele Vorteile, wenn Sie es richtig machen

Elektronische Fahrtenbücher entlasten Firmenwagenfahrer außerordentlich. Viele von ihnen sind mittlerweile vom Finanzamt anerkannt. Sie arbeiten so genau, dass sie sich nicht für Steuerschummler eignen. Fahrtenbuch-Apps sind verführerisch, weil wir unser Smartphone immer dabei haben und unser Leben darüber verwalten. Doch für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch reichen sie meist nicht aus, wodurch viele 1.000 Euro Steuern auf dem Spiel stehen - nachträglich und über mehrere Jahre zurück.


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